Leistungen

Buchhaltung & Steuern in Polen — für ausländische und polnische Unternehmen

Polnische Buchhaltung und Steuer-Compliance von Tag eins — Finanzbuchhaltung, USt, Körperschaftsteuer, Lohn und KSeF-E-Rechnung. Lizenzierte Steuerberater, die Deutsch sprechen.

Zuletzt aktualisiert: 4. September 2026

Jedes Unternehmen in Polen muss Bücher führen und laufende steuerliche Pflichten erfüllen — monatliche Umsatzsteuermeldungen (JPK_VAT), Körperschaftsteuer, Lohnabrechnung und seit 2026 die strukturierte E-Rechnung über das nationale KSeF-System. Wir vereinen lizenzierte polnische Steuerberater (doradcy podatkowi), Juristen und Buchhalter in einem Team: Steuerberatung, Vertretung und rechtliche Arbeit übernimmt die Kanzlei, die laufende Buchführung unsere Schwestergesellschaft Sarego Finance, geleitet vom Partner der Kanzlei und Steuerberater Jerzy Gaweł. So werden Buchhaltung, Steuererklärungen und Rechtsfragen gemeinsam und auf Deutsch betreut — ab dem Tag der Eintragung Ihrer Gesellschaft.

Auf einen Blick

Regelsatz Körperschaftsteuer (CIT): 19%
Ermäßigter CIT-Satz: 9% — für Kleinsteuerzahler (Umsatz bis 2 Mio. EUR) und die meisten neuen Gesellschaften im ersten Jahr
Estnischer CIT (Pauschale auf Gesellschaftseinkommen): 10% (Kleinsteuerzahler) / 20% (übrige), nur auf ausgeschütteten Gewinn
Regelsatz Umsatzsteuer (USt): 23% (ermäßigt 8% und 5% auf gelistete Waren und Leistungen)
USt-Meldung: Monatliche JPK_VAT (JPK_V7M); KSeF-E-Rechnung seit 2026 verpflichtend
Vollständige Buchführung: Pflicht für alle Gesellschaften (Sp. z o.o., S.A., P.S.A.); Einzelunternehmen ab Umsatz über 2,5 Mio. EUR
Unser Team: Lizenzierte Steuerberater + Buchhalter + Juristen, eine Kanzlei, DE/EN/PL

Unser Steuerteam unter der Leitung eines lizenzierten polnischen Steuerberaters (doradca podatkowy) bietet umfassende Unterstützung in allen steuerlichen und buchhalterischen Angelegenheiten. Wir beraten bei der Wahl und Optimierung der Besteuerungsform — den regulären CIT (19% bzw. 9% für Kleinsteuerzahler), den estnischen CIT (ryczałt od dochodów spółek, der die Besteuerung bis zur Gewinnausschüttung aufschiebt) sowie, für Einzelunternehmer, die progressive Skala (12%/32%), die 19%-Pauschalsteuer (podatek liniowy) oder die Pauschalsteuer auf erfasste Einnahmen (ryczałt ewidencjonowany). Wir betreuen außerdem die Umsatzsteuer und deren Erstattung, Verrechnungspreise und das internationale Steuerrecht einschließlich der Anwendung von Doppelbesteuerungsabkommen für grenzüberschreitende Gruppen. Über die Beratung hinaus führen wir die Bücher. Wir führen die vollständige Buchhaltung und das vereinfachte Einnahmen-Ausgaben-Buch (KPiR), erstellen und übermitteln Umsatzsteuer- (JPK_VAT), Körperschaft- und Einkommensteuererklärungen, übernehmen Lohn- und Personalverwaltung (kadry i płace) einschließlich der Sozialversicherungsmeldungen an die ZUS und erstellen die Jahresabschlüsse. Da dieselbe Kanzlei Ihre rechtlichen, steuerlichen und buchhalterischen Unterlagen hält, wird jede unternehmerische Entscheidung in Echtzeit auf ihre steuerlichen Folgen geprüft — und im Falle einer Betriebsprüfung vertritt Sie dasselbe Team, das Ihre Bücher führt.

Wann benötigen Sie diese Leistung?

Sie haben gerade eine polnische Gesellschaft gegründet und benötigen ab Tag eins Buchhaltung und Steuer-Compliance
Sie sind eine ausländische Muttergesellschaft und möchten die Buchhaltung Ihrer polnischen Tochter auf Deutsch oder Englisch geführt haben
Sie sind unsicher, welche Besteuerungsform passt — regulärer CIT, estnischer CIT oder, beim Einzelunternehmen, Skala / Pauschalsteuer / ryczałt
Ihr Einzelunternehmen (JDG) nähert sich der Umsatzgrenze, ab der die vollständige Buchführung Pflicht wird
Sie möchten Buchhaltung und laufende Steuerberatung verbinden, statt Buchhalter und Steuerberater getrennt zu beauftragen
Sie stehen vor einer Betriebsprüfung oder einem Streit mit den Steuerbehörden

So läuft der Prozess ab

1
BedarfsanalyseWir prüfen Ihr Geschäft, die bestehende oder geplante Rechtsform, das Umsatzniveau, die Kostenstruktur und etwaige grenzüberschreitende Ströme, um genau zu bestimmen, welche Steuern und Meldepflichten für Sie gelten.
2
Empfehlung der Besteuerungsform und StrukturWir empfehlen die optimale Besteuerungsform (z. B. 9% vs. 19% CIT, ob sich der estnische CIT lohnt, oder Skala / Pauschalsteuer / ryczałt beim Einzelunternehmen) und das Buchhaltungsmodell (vollständige Bücher oder KPiR) und erläutern die Abwägungen verständlich.
3
Übernahme oder Migration der BuchhaltungOb Neugründung oder Wechsel vom bisherigen Buchhalter: Wir übernehmen Ihre Unterlagen, stimmen die Eröffnungsbilanz ab, richten den Kontenplan ein und binden Umsatzsteuer, Lohn und die KSeF-E-Rechnung an.
4
Monatlicher Compliance-ZyklusJeden Monat verbuchen wir Belege, übermitteln JPK_VAT, berechnen die CIT-/PIT-Vorauszahlungen und führen Lohn und ZUS durch — alle Fristen (in der Regel der 20. und der 25.) an einer Stelle.
5
Jahresabschluss und laufende BeratungWir erstellen den Jahresabschluss und die Steuererklärungen, reichen sie beim Finanzamt und beim KRS ein und beraten ganzjährig zu Transaktionen, Verrechnungspreisen und steuerlich vorteilhaften Entscheidungen — bei rechtlichen Fragen ziehen wir unsere Juristen hinzu.

Was Sie benötigen

Registerdaten der Gesellschaft (KRS- oder CEIDG-Nummer, NIP, REGON) bzw. bei Neugründung die Gründungsunterlagen
Die gewählte oder bevorzugte Besteuerungsform sowie etwaige Steuererklärungen der Vorjahre
Zugang zu bzw. Export der Unterlagen vom bisherigen Buchhalter (Saldenliste, Anlagenregister, offene Posten)
USt-Status und ggf. EU-USt-Registrierung (VAT-UE)
Daten zu Mitarbeitern und Auftragnehmern für die Lohnabrechnung (Verträge, ZUS-Anmeldungen)
Zugang zu Bankkonto bzw. Kontoauszüge und Ihr Rechnungs-/KSeF-Setup

Leistungsumfang

Steuerplanung und Strukturoptimierung (MwSt./VAT, CIT, PIT)
Erstellung und Einreichung von Steuererklärungen
Verrechnungspreisdokumentation und internationales Steuerrecht
Buchführung, Lohnbuchhaltung und Personalverwaltung
Vertretung bei Betriebsprüfungen und Steuerverfahren
Finanzberichterstattung und Jahresabschlussunterstützung

Für ausländische Gründer und Investoren

Ausländische Gründer und Muttergesellschaften sind ein Kern unserer Praxis: Wir richten die polnische Buchhaltung für Tochtergesellschaften deutscher, österreichischer, schweizerischer, britischer, US-amerikanischer und ukrainischer Gruppen ein und führen sie — und kommunizieren mit Ihnen und Ihrem Finanzteam in der Zentrale auf Deutsch und Englisch. Eine polnische Gesellschaft hat dieselben Pflichten, gleich wem sie gehört — vollständige Buchführung, monatliche Umsatzsteuer (JPK_VAT), Körperschaftsteuer und seit 2026 die strukturierte KSeF-E-Rechnung — und wir stellen deren Erfüllung ab dem Tag der Eintragung sicher, mit Reportingpaketen, die die Buchhalter Ihrer Gruppe lesen können.

Diese Leistung ist die natürliche Fortsetzung der Gesellschaftsgründung: Sobald eine Gesellschaft eingetragen ist, besteht der erste Schritt des operativen Betriebs darin, Buchhaltung und Steuer-Compliance aufzusetzen — die Wahl zwischen 9% und 19% CIT oder dem estnischen CIT, die USt-Registrierung und die Einrichtung von Lohn und ZUS für die ersten Mitarbeiter. Wir übernehmen die gesamte Übergabe, sodass zwischen Gründung und erster Frist keine Lücke entsteht.

Mandanten aus dem deutschsprachigen Raum betreut ein Team für Steuern, Buchhaltung und die damit verbundene rechtliche Arbeit. Unser geschäftsführender Partner ist bei der New York State Bar zugelassen und amtiert als Chapter Chair der New York State Bar Association für Polen; die Kanzlei ist zudem Vertrauensanwalt des Generalkonsulats der Republik Österreich in Krakau. Wir beraten auf Deutsch, Englisch, Ukrainisch und Russisch, verbinden die lizenzierten Steuerberater und Juristen der Kanzlei mit dem Buchhaltungsteam unserer Schwestergesellschaft Sarego Finance — beide führt derselbe Partner, Steuerberater Jerzy Gaweł, sodass Buchhaltung und Beratung ein Prozess sind und nicht zwei getrennte Mandate und koordinieren die typischen grenzüberschreitenden Steuerfragen ausländischer Gruppen — Doppelbesteuerungsabkommen, Verrechnungspreise und die Umsatzsteuer bei innergemeinschaftlichen Transaktionen. Das Honorar wird individuell kalkuliert, sobald der Umfang feststeht. Österreichische Gruppen finden die steuerliche und rechtliche Betreuung aus einer Hand auf unserem Österreich Desk beschrieben.

Ihre deutschsprachigen Ansprechpartner

Erstgespräch und laufende Beratung führen Sie auf Deutsch, direkt mit dem verantwortlichen Rechtsanwalt bzw. Steuerberater, ohne Dolmetscher.

Jerzy Gaweł

Partner / Steuerberater

Senior Partner, Steuerberater und CEO von Sarego Finance. Berät polnische und ausländische Unternehmen bei internationalen Transaktionen, Gesellschaftsstrukturen und grenzüberschreitenden Steuerfragen in Polen, Deutschland, Österreich, der Schweiz und den USA. Verbindet 25 Jahre Rechts- und Steuererfahrung mit einer mehrsprachigen Praxis in Polnisch, Englisch und Deutsch.

Spricht Deutsch
Steuerrecht
Internationales Vertragsrecht
Gesellschaftsstrukturen

Anfrage an Jerzy

Szymon Gostyński

Rechtsanwalt / Geschäftsführender Partner

Polnischer und US-amerikanischer (New York) Rechtsanwalt. Gründer und geschäftsführender Partner der Kanzlei. Spezialisiert auf internationales Handelsrecht, grenzüberschreitende Streitigkeiten und M&A-Transaktionen. Vertrauensanwalt des Generalkonsulats der Republik Österreich in Krakau.

Spricht Deutsch
Internationales Handelsrecht
Gerichtsverfahren und Schiedsgerichtsbarkeit
Gesellschaftsrecht und Handelsrecht

Anfrage an Szymon

Häufig gestellte Fragen

Bieten Sie eine vollständige Buchhaltung für Unternehmen an?

Ja. Wir bieten die vollständige Buchhaltungs- und Steuerbetreuung: Handels- und Steuerbücher (vereinfachte Buchhaltung und Finanzbuchhaltung), Umsatz-, Körperschaft- und Einkommensteuererklärungen sowie Jahresabschlüsse. Die Leistung erbringen wir integriert — Steuerberatung und Vertretung durch die lizenzierten Steuerberater der Kanzlei, die laufende Buchführung durch das Team unserer Schwestergesellschaft Sarego Finance unter Leitung unseres Partners und Steuerberaters Jerzy Gaweł. Ein Mandat, ein Ansprechpartner.

Beraten Sie auch im internationalen Steuerrecht?

Ja. Wir beraten zu Doppelbesteuerungsfragen, zur Anwendung von Doppelbesteuerungsabkommen, zu Verrechnungspreisen und zur Besteuerung ausländischer Einkünfte. Wir betreuen sowohl polnische Unternehmen mit Auslandsgeschäft als auch ausländische Investoren in Polen.

Was sollte ich bei einer Betriebsprüfung durch die Steuerbehörde tun?

Wir vertreten Mandanten in jeder Phase einer steuerlichen Außenprüfung – von der Vorbereitung der Unterlagen und der Teilnahme an Prüfungshandlungen bis zur Einlegung von Rechtsmitteln gegen Steuerbescheide. Unser Ziel ist die Minimierung des Steuerrisikos und der Schutz Ihrer Position im gesamten Verfahren.

Können Buchführung und Steuerberatung kombiniert werden?

Ja – das ist eines unserer Kernkonzepte. Durch die Verbindung von Buchhaltung und laufender Steuerberatung werden unternehmerische Entscheidungen in Echtzeit auf ihre steuerlichen Auswirkungen geprüft. Das verhindert das typische Problem, dass Buchhalter und Steuerberater unabhängig voneinander arbeiten und widersprüchliche Empfehlungen geben — der Steuerberater, der Ihr Mandat betreut, ist zugleich Partner der Kanzlei und leitet Sarego Finance, die Schwestergesellschaft, die die Bücher führt.

Übernehmen Sie die Umsatzsteuerabwicklung für ausländische Unternehmen in Polen?

Ja. Wir unterstützen ausländische Unternehmen bei der USt-Registrierung in Polen, der Erstellung und Einreichung von Umsatzsteuererklärungen und der Rückerstattung von Vorsteuer. Wir beraten auch zu USt-OSS- und IOSS-Verfahren für Unternehmen mit grenzüberschreitendem E-Commerce.

Welche Unternehmen können in Polen den ermäßigten CIT-Satz von 9% nutzen?

Der Satz von 9% gilt für das operative Einkommen einer Gesellschaft (nicht für Kapitalgewinne), wenn sie "Kleinsteuerzahler" ist — grob: Vorjahresumsatz (inkl. USt) bis zum PLN-Gegenwert von 2 Mio. EUR — und der Nettoumsatz im laufenden Jahr ebenfalls unter 2 Mio. EUR bleibt. Die meisten Neugründungen erfüllen dies im ersten Jahr; bestimmte durch Umwandlung oder Sacheinlage entstandene Gesellschaften sind jedoch ausgeschlossen. Wir prüfen die Voraussetzungen für Ihren konkreten Fall, bevor Sie sich darauf verlassen.

Lohnt sich der estnische CIT (ryczałt od dochodów spółek) für mein Unternehmen?

Beim estnischen CIT zahlt eine Gesellschaft keine Einkommensteuer, solange sie Gewinne einbehält und reinvestiert — die Steuer (10% für Kleinsteuerzahler, 20% für übrige) wird erst bei der Ausschüttung fällig, und ein großer Teil davon wird dann auf die Dividendensteuer des Gesellschafters angerechnet, sodass die Gesamtbelastung in der Regel deutlich niedriger ist als beim klassischen Modell aus CIT plus Dividende. Es eignet sich für gewinnthesaurierende, reinvestierende Gesellschaften, die die Voraussetzungen (z. B. Beschäftigungs- und Beteiligungsbedingungen) erfüllen — aber nicht für jedes Unternehmen. Wir rechnen beide Szenarien für Sie durch, bevor wir es empfehlen.

Können Sie unsere Buchhaltung führen und uns auf Deutsch oder Englisch berichten?

Ja. Wir führen die gesetzlich vorgeschriebenen polnischen Bücher, kommunizieren und erstellen Management-Reports jedoch auf Deutsch und Englisch und stimmen uns direkt mit dem Finanzteam Ihrer Zentrale ab. Das ist einer der Gründe, warum ausländische Muttergesellschaften die Buchhaltung ihrer polnischen Tochter bei uns ansiedeln.

Können wir unsere Buchhaltung mitten im Jahr zu Ihrer Kanzlei wechseln?

Ja — ein unterjähriger Wechsel des Buchhalters ist üblich und unkompliziert. Wir holen Ihre Unterlagen und Eröffnungssalden vom bisherigen Anbieter ein, stimmen sie ab und übernehmen ab einem vereinbarten Stichtag, sodass USt- und CIT-/PIT-Meldungen ohne Unterbrechung weiterlaufen. Wir steuern die Übergabe, damit Sie während des Wechsels keine Frist versäumen.

Bereit, Ihren Fall zu besprechen?

Unsere Anwälte beraten Sie auf Polnisch, Englisch, Deutsch, Ukrainisch und Russisch.

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