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    Firmengründung in Polen — deutschsprachiger Anwalt in Krakau

    Deutschsprachiger Rechtsanwalt in Krakau: Gründung Ihrer polnischen Sp. z o.o. per Vollmacht — KRS, Steuern, Buchhaltung aus einer Hand.

    Zuletzt aktualisiert:

    Eine Firmengründung in Polen steht ausländischen Gründern vollständig offen: Sie benötigen weder einen polnischen Partner noch einen Wohnsitz in Polen — ein einzelner Ausländer kann 100% einer polnischen Gesellschaft mit beschränkter Haftung (Sp. z o.o., vergleichbar mit der GmbH) halten. Als Kanzlei gründen wir für Nichtansässige am häufigsten per notarieller Urkunde auf Grundlage einer Vollmacht — ohne Anreise nach Polen — in 2–4 Wochen, mit einem auf Ihre Beteiligungsstruktur zugeschnittenen Gesellschaftsvertrag; Gründer mit polnischem vertrauenswürdigem Profil können alternativ das Online-System S24 nutzen (1–5 Werktage). Wir begleiten den gesamten Prozess auf Deutsch — von der Wahl der Rechtsform über die Eintragung im Landesgerichtsregister (KRS) bis zu den Anmeldungen bei Finanzamt, Sozialversicherung und Statistikamt — und bleiben danach Ihr juristisches Team, von Gesellschaftervereinbarungen bis zum Investoreneinstieg. Ein praktischer Hinweis: Die Gründung selbst ist vollständig aus der Ferne möglich; für die Eröffnung des polnischen Bankkontos verlangen die meisten Banken jedoch einen kurzen Termin vor Ort, den wir koordinieren.

    Auf einen Blick

    Häufigste Form
    Sp. z o.o. (vergleichbar mit der GmbH)
    Mindeststammkapital
    5.000 PLN (ca. 1.200 €)
    Ausländische Beteiligung
    100% zulässig — kein polnischer Partner oder ansässiger Geschäftsführer nötig
    Gründung aus der Ferne
    Eintragung: ja, per Vollmacht — Kontoeröffnung erfordert meist einen kurzen Termin vor Ort
    Dauer
    2–4 Wochen (notariell per Vollmacht) oder 1–5 Werktage (S24 online, polnisches vertrauenswürdiges Profil erforderlich)
    Amtliche Gerichtsgebühren
    250 PLN + 100 PLN (S24) oder 500 PLN (klassisch)
    Wir begleiten Unternehmer in jeder Phase des Gesellschaftslebens — von der Wahl der Rechtsform und der Gründung über die laufende gesellschaftsrechtliche Betreuung und Anteilstransaktionen bis hin zu Umwandlungen und der Liquidation. Die gebräuchlichsten Formen sind die Einzelunternehmung (JDG), die Sp. z o.o. (vergleichbar mit der GmbH), die einfache Aktiengesellschaft (P.S.A.) und die Aktiengesellschaft (S.A.). Das Mindeststammkapital beträgt 5.000 PLN bei der Sp. z o.o. (Art. 154 des polnischen Gesetzes über die Handelsgesellschaften, KSH), 1 PLN bei der P.S.A. und 100.000 PLN bei der S.A. (Art. 308 KSH). Die Wahl der Rechtsform ist entscheidend für die Haftung der Gesellschafter, die Besteuerung und die Möglichkeit, Investoren zu gewinnen. Wir übernehmen den gesamten Registrierungsprozess: Erstellung des Gesellschaftsvertrags (notariell oder über das S24-System), Eintragung im KRS sowie die erforderlichen Anmeldungen beim Finanzamt (NIP, VAT-R), bei der Sozialversicherung (ZUS), dem Statistikamt (GUS) und dem Zentralregister der wirtschaftlich Berechtigten (CRBR). Wir betreuen auch das laufende Gesellschaftsleben — Gesellschafterversammlungen, KRS-Änderungen, Investitions- und Gesellschaftervereinbarungen, Investoreneinstieg, Anteilsverkäufe sowie gesellschaftsrechtliche Streitigkeiten und Fragen der Geschäftsführerhaftung (Art. 299 KSH).

    Wann benötigen Sie diese Leistung?

    • Ein ausländisches Unternehmen möchte eine Tochtergesellschaft oder Niederlassung in Polen gründen
    • Sie sind Investor oder Unternehmer aus dem Ausland und gründen erstmals in Polen
    • Ihre Beteiligungsstruktur ist nicht Standard — Holdings, mehrere Jurisdiktionen oder ein individueller Gesellschaftsvertrag, den keine Vorlage abbildet
    • Sie sind unsicher, welche Form passt — Sp. z o.o., P.S.A., S.A. oder Einzelunternehmung
    • Sie gehen mit einem Partner ins Geschäft und möchten die Spielregeln klar festlegen
    • Sie nehmen einen Investor auf oder verkaufen Geschäftsanteile
    • Sie möchten Ihre persönliche Haftung für die Verbindlichkeiten des Unternehmens begrenzen

    So läuft der Prozess ab

    1. 1
      Analyse und Wahl der RechtsformWir besprechen Ihr Geschäftsmodell, Ihre Wachstumspläne und Ihre steuerliche Situation und empfehlen anschließend die optimale Rechtsform.
    2. 2
      Vorbereitung der UnterlagenWir erstellen den Gesellschaftsvertrag bzw. die Satzung, die Gesellschafterliste und sämtliche auf die gewählte Form abgestimmten Registerunterlagen.
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      Unterzeichnung des GesellschaftsvertragsDer Vertrag wird elektronisch über das S24-System oder als notarielle Urkunde geschlossen (für Nichtansässige auch per Vollmacht) — je nach Gesellschaftsform und eingebrachten Einlagen.
    4. 4
      Eintragung im KRSWir reichen den Antrag auf Eintragung im Landesgerichtsregister mit allen erforderlichen Anlagen und Gebühren ein.
    5. 5
      Anmeldungen bei Finanzamt, ZUS, GUS und CRBRWir nehmen die Identifikationsanmeldungen (NIP, VAT-R) vor, melden die Gesellschaft als Beitragszahler an und tragen die wirtschaftlich Berechtigten im CRBR ein.
    6. 6
      Eine handlungsbereite GesellschaftWir übergeben die vollständigen Unterlagen und übernehmen die Gesellschaft auf Wunsch in die laufende rechtliche, buchhalterische und steuerliche Betreuung.

    Was Sie benötigen

    • Angaben zu den Gesellschaftern (bzw. zur Muttergesellschaft bei einer Tochtergesellschaft)
    • Vorgeschlagener Firmenname und Sitzadresse
    • Geschäftsgegenstand (PKD-Codes)
    • Höhe des Stammkapitals und Aufteilung der Anteile
    • Angaben zu den Geschäftsführern und zur Vertretungsregelung
    • Reisepass oder Ausweisdokument (eine PESEL-Nummer ist für den Start nicht erforderlich)

    Leistungsumfang

    • Auswahl der optimalen Rechtsform (Einzelunternehmen, Sp. z o.o., S.A., Personengesellschaften)
    • Erstellung, Änderung und Anpassung von Gesellschaftsverträgen und Satzungen
    • KRS-Eintragung und Anmeldungen beim Finanzamt, ZUS und GUS
    • KRS-Änderungen — Aktualisierung von Geschäftsführung, Gesellschaftern und Firmendaten
    • Laufende gesellschaftsrechtliche Betreuung (Geschäftsführung, Aufsichtsrat, Gesellschafterversammlungen)
    • Vorbereitung und Durchführung von Gesellschafterversammlungen (Protokolle, Beschlüsse, Einladungen)
    • Gesellschaftervereinbarungen, Investitionsverträge und Exit-Regelungen
    • Investoreneinstieg — Due Diligence, Verhandlungen, Transaktionsdokumentation
    • Kauf und Verkauf von Gesellschaftsanteilen
    • Umwandlungen, Verschmelzungen und Spaltungen von Gesellschaften
    • Gesellschaftsauflösung und Löschung aus dem KRS
    • Gesellschaftsrechtliche Streitigkeiten — Anfechtung von Beschlüssen, Konflikte zwischen Gesellschaftern
    • Beratung zur Haftung von Geschäftsführern und Vorstandsmitgliedern
    • Eintragung von Zweigniederlassungen ausländischer Unternehmen in Polen

    Für ausländische Gründer und Investoren

    Polen gehört zu den beliebtesten Standorten für ausländische Investitionen in der EU, und wir gründen regelmäßig Gesellschaften für Mandanten aus Deutschland, Österreich, der Schweiz, dem Vereinigten Königreich, den USA und der Ukraine. Bürger der EU und des EWR können ein Unternehmen zu denselben Bedingungen wie polnische Staatsbürger gründen; Investoren aus Drittstaaten nutzen am häufigsten die Sp. z o.o., die Gründern jeder Nationalität offensteht — ohne dass ein polnischer Partner oder ein in Polen ansässiger Geschäftsführer erforderlich ist.

    Ausländische Gründer sollten einige praktische Punkte einplanen: Die Unterzeichnung im S24-System setzt eine polnische elektronische Signatur oder ein vertrauenswürdiges Profil (ePUAP) voraus, was in der Regel eine PESEL-Nummer erfordert. Nichtansässige gründen daher häufig per notarieller Urkunde — und dies ist auch per Vollmacht möglich, ohne Anreise nach Polen. Nach der Eintragung gelten dieselben Pflichten wie für jede polnische Gesellschaft, einschließlich der Meldung der wirtschaftlich Berechtigten an das CRBR und gegebenenfalls der Umsatzsteuerregistrierung.

    Mandanten aus dem deutschsprachigen Raum betreut ein Team für die gesamte Gründung und alles Weitere. Unser geschäftsführender Partner ist bei der New York State Bar zugelassen und amtiert als Chapter Chair der New York State Bar Association für Polen; die Kanzlei ist zudem Vertrauensanwalt des Generalkonsulats der Republik Österreich in Krakau. Wir beraten auf Deutsch, Englisch, Ukrainisch und Russisch und koordinieren Notare und vereidigte Übersetzer. Buchhaltung, Lohnabrechnung, Umsatzsteuer-Compliance und die Kontoeröffnung übernimmt unsere Schwestergesellschaft Sarego Finance im selben Gebäude, geleitet vom Partner der Kanzlei und Steuerberater Jerzy Gaweł — Recht, Steuern und Banking laufen so als ein Prozess. Die Gründung selbst übernimmt die Kanzlei. Auf Wunsch übernehmen wir auch die typischerweise damit verbundenen Themen wie Aufenthalts- und Arbeitserlaubnisse sowie Fragen der Doppelbesteuerung. Für Mandanten aus Österreich haben wir die Betreuung und das Mandat des Generalkonsulats auf einer eigenen Seite zusammengefasst: Österreich Desk.

    Was die Gründung verzögern kann

    • Bankkonto und KYC-Prüfung. Die meisten polnischen Banken verlangen für die Kontoeröffnung einen kurzen persönlichen Termin mindestens eines Geschäftsführers zur Identitäts- und KYC-Prüfung. Wir planen diesen Termin von Anfang an in den Zeitplan ein, statt ihn erst nach der Eintragung zu suchen.
    • Die Vollmacht hat nicht die nötige Form. Der Gesellschaftsvertrag einer Sp. z o.o. bedarf der notariellen Form (Art. 157 § 2 KSH), und eine Vollmacht für ein formgebundenes Geschäft muss in derselben Form erteilt werden (Art. 99 § 1 ZGB). Eine einfache schriftliche Vollmacht genügt für die notarielle Gründung daher nicht.
    • Apostille und beglaubigte Übersetzung fehlen. Im Ausland errichtete Vollmachten und Unterlagen der Muttergesellschaft brauchen je nach Ausstellungsstaat eine Apostille und eine beglaubigte Übersetzung ins Polnische. Fehlt eines davon, verschiebt sich der Notartermin.
    • S24 ohne PESEL-Nummer. Die Online-Gründung über S24 setzt eine polnische elektronische Signatur oder ein vertrauenswürdiges Profil voraus, was in der Regel eine PESEL-Nummer erfordert. Ohne PESEL führt der Weg über die notarielle Urkunde.
    • Nicht alle Geschäftsführer sind erreichbar. Den Antrag auf Eintragung im KRS unterzeichnen alle Mitglieder der Geschäftsführung (Art. 164 § 1 KSH). Ein Bevollmächtigter kann den Antrag nur stellen, wenn ihn alle Geschäftsführer gemeinsam bevollmächtigt haben.
    • Die CRBR-Frist nach der Eintragung. Die wirtschaftlich Berechtigten sind binnen 14 Arbeitstagen nach der Eintragung im KRS an das Zentralregister der wirtschaftlich Berechtigten (CRBR) zu melden (Art. 60 Abs. 1 Nr. 1 des polnischen Geldwäschegesetzes), elektronisch und durch eine vertretungsberechtigte Person.

    Praktische Hinweise für ausländische Geschäftsführer

    • Sie müssen nicht in Polen wohnen: Ein einzelner ausländischer Gründer kann alleiniger Gesellschafter und alleiniger Geschäftsführer einer Sp. z o.o. sein.
    • Eine PESEL-Nummer brauchen Sie für den Start nicht. Bei der CRBR-Meldung wird ohne PESEL stattdessen das Geburtsdatum angegeben (Art. 61 Abs. 1a Nr. 4 des Geldwäschegesetzes).
    • Planen Sie einen Termin in Polen ein, aber für die Bank, nicht für die Gründung: Die Eintragung läuft per Vollmacht.
    • Als Geschäftsführer haften Sie persönlich für Verbindlichkeiten der Gesellschaft, wenn der Insolvenzantrag nicht rechtzeitig gestellt wird oder die Zwangsvollstreckung gegen die Gesellschaft erfolglos bleibt (Art. 299 KSH).
    • Nach der Eintragung laufen laufende Pflichten: vollständige Buchführung, Jahresabschluss beim KRS, Körperschaftsteuer, gegebenenfalls JPK_VAT, aktuelle KRS- und CRBR-Daten.

    Ihre deutschsprachigen Ansprechpartner

    Erstgespräch und laufende Beratung führen Sie auf Deutsch, direkt mit dem verantwortlichen Rechtsanwalt bzw. Steuerberater, ohne Dolmetscher.

    Szymon Gostyński
    Szymon Gostyński

    Rechtsanwalt / Geschäftsführender Partner

    Polnischer und US-amerikanischer (New York) Rechtsanwalt. Gründer und geschäftsführender Partner der Kanzlei. Spezialisiert auf internationales Handelsrecht, grenzüberschreitende Streitigkeiten und M&A-Transaktionen. Vertrauensanwalt des Generalkonsulats der Republik Österreich in Krakau.

    • Spricht Deutsch
    • Internationales Handelsrecht
    • Gerichtsverfahren und Schiedsgerichtsbarkeit
    • Gesellschaftsrecht und Handelsrecht
    Anfrage an Szymon
    Jerzy Gaweł
    Jerzy Gaweł

    Partner / Steuerberater

    Senior Partner, Steuerberater und CEO von Sarego Finance. Berät polnische und ausländische Unternehmen bei internationalen Transaktionen, Gesellschaftsstrukturen und grenzüberschreitenden Steuerfragen in Polen, Deutschland, Österreich, der Schweiz und den USA. Verbindet 25 Jahre Rechts- und Steuererfahrung mit einer mehrsprachigen Praxis in Polnisch, Englisch und Deutsch.

    • Spricht Deutsch
    • Steuerrecht
    • Internationales Vertragsrecht
    • Gesellschaftsstrukturen
    Anfrage an Jerzy

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    Häufig gestellte Fragen

    Sp. z o.o. oder Einzelunternehmen – welche Rechtsform ist die richtige?
    Die Wahl hängt vom Umfang der Tätigkeit, der Anzahl der Gesellschafter und den Wachstumsplänen ab. Die Sp. z o.o. (vergleichbar mit der GmbH) begrenzt die persönliche Haftung und erleichtert die Aufnahme von Investoren; eine Einzelunternehmung ist einfacher zu gründen und kostengünstiger. Wir helfen Ihnen, die rechtlich und steuerlich optimale Lösung zu finden.
    Wie lange dauert die Gesellschaftsregistrierung in Polen?
    Die elektronische Registrierung über das S24-System dauert in der Regel 1–5 Werktage. Die klassische Registrierung mit notariellem Gesellschaftsvertrag nimmt 2–4 Wochen in Anspruch. Anschließend sind Anmeldungen beim Finanzamt (NIP), der Sozialversicherung (ZUS) und dem Statistikamt (GUS) erforderlich.
    Wie hoch ist das Mindestkapital für eine Sp. z o.o. in Polen?
    Das Mindeststammkapital einer polnischen Sp. z o.o. beträgt 5.000 PLN. Das Kapital kann als Bareinlage oder als Sacheinlage geleistet werden. Der Mindestnennbetrag eines Geschäftsanteils beträgt 50 PLN.
    Kann ein ausländischer Staatsangehöriger eine Gesellschaft in Polen gründen?
    Ja. EU-Bürger können Gesellschaften zu denselben Bedingungen wie polnische Staatsbürger gründen. Staatsangehörige aus Drittstaaten können unter anderem eine Sp. z o.o., eine Kommanditgesellschaft (Sp.k.) oder eine Aktiengesellschaft (S.A.) gründen. Wir begleiten ausländische Gründer durch den gesamten Prozess einschließlich aller Formalitäten.
    Beraten Sie auch bei Umwandlungen und Verschmelzungen?
    Ja. Wir beraten bei Formwechseln (z. B. von der Einzelunternehmung in eine Sp. z o.o.), Verschmelzungen, Spaltungen sowie bei der Eintragung von Zweigniederlassungen und Repräsentanzen ausländischer Unternehmen in Polen. Wir begleiten Mandanten in jeder Phase – von der steuerlichen und rechtlichen Analyse bis zur Eintragung im KRS.
    Was ist eine Gesellschaftervereinbarung (Shareholder Agreement) und wann sollte man sie abschließen?
    Eine Gesellschaftervereinbarung ist ein privatrechtlicher Vertrag zwischen den Mitgesellschaftern — er regelt Entscheidungsrechte, Wettbewerbsverbote, Exit-Mechanismen und Streitbeilegung. Wir empfehlen den Abschluss bei jedem Investoreneinstieg und in mehrköpfigen Gesellschaften. Ein gut ausgearbeiteter Vertrag verhindert Konflikte, deren Lösung ohne eine solche Vereinbarung sehr kostspielig werden kann.
    Wann haftet ein Geschäftsführer persönlich für Verbindlichkeiten der Gesellschaft?
    Ein Geschäftsführer einer polnischen Sp. z o.o. kann mit seinem Privatvermögen für die Schulden der Gesellschaft haften, wenn er den Insolvenzantrag nicht fristgerecht (innerhalb von 30 Tagen) gestellt hat oder wenn die Zwangsvollstreckung gegen die Gesellschaft erfolglos geblieben ist. Diese Haftung umfasst Verbindlichkeiten, die während seiner Amtszeit entstanden sind. Wir helfen Geschäftsführern, ihr persönliches Risiko einzuschätzen und rechtzeitig die richtigen Schritte einzuleiten.
    Was kostet die Gründung einer Sp. z o.o.?
    Das hängt vom Registrierungsweg ab. Über S24 beträgt die Gerichtsgebühr 250 PLN zuzüglich 100 PLN für die Bekanntmachung im Gerichts- und Wirtschaftsmonitor; bei der klassischen Registrierung fallen eine Gerichtsgebühr von 500 PLN sowie Notarkosten (abhängig vom Kapital) an. Die Steuer auf zivilrechtliche Handlungen (PCC, 0,5% des Stammkapitals) fällt bei beiden Wegen an — beim klassischen Weg führt sie der Notar ab, bei einer S24-Gründung reicht die Gesellschaft innerhalb von 14 Tagen selbst eine PCC-3-Erklärung ein. Unser Honorar für die rechtliche Betreuung wird individuell kalkuliert.
    Kann ich eine Gesellschaft in Polen aus der Ferne gründen, ohne anzureisen?
    Die Gründung selbst — ja, vollständig. Eine Gesellschaft kann durch einen Bevollmächtigten auf Grundlage einer Vollmacht gegründet werden, ohne persönliche Anwesenheit in Polen; die Registrierung über S24 setzt allerdings ein polnisches vertrauenswürdiges Profil oder eine qualifizierte elektronische Signatur voraus, weshalb wir Nichtansässigen meist den notariellen Weg empfehlen. Eine praktische Ausnahme: Für die Eröffnung des Bankkontos verlangen die meisten polnischen Banken einen kurzen persönlichen Termin mindestens eines Geschäftsführers (Identitäts- und KYC-Prüfung). Wir planen diesen Termin in den Zeitplan ein und bereiten die Bankunterlagen gemeinsam mit unserer Schwestergesellschaft Sarego Finance so vor, dass er in der Regel an einem einzigen Tag erledigt ist.
    Welche Pflichten hat eine Gesellschaft nach der Eintragung?
    Eine Sp. z o.o. muss eine vollständige Buchführung führen, den Jahresabschluss beim KRS einreichen, die Körperschaftsteuer (CIT) abrechnen und — sofern umsatzsteuerpflichtig — JPK_VAT-Dateien übermitteln. Außerdem sind die wirtschaftlich Berechtigten an das CRBR zu melden und die KRS-Daten aktuell zu halten. Wir bieten eine umfassende buchhalterische und steuerliche Betreuung, sodass alle Fristen an einer Stelle überwacht werden.
    Brauche ich einen polnischen Partner oder einen in Polen ansässigen Geschäftsführer?
    Nein. Ein Ausländer kann 100% einer polnischen Sp. z o.o. halten, und ein einzelner ausländischer Gründer kann alleiniger Gesellschafter und alleiniger Geschäftsführer sein. Ein polnischer Partner, ein polnischer Mitgründer oder ein in Polen ansässiger Geschäftsführer ist nicht erforderlich — Gründer jeder Nationalität, auch aus Drittstaaten, können gründen.

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