Welche Personaldokumente muss ein Arbeitgeber in Polen vorhalten?

Zu den Kerndokumenten gehören: Arbeitsverträge oder Managementverträge, eine Arbeitsordnung, eine Vergütungsordnung (ab 50 Beschäftigten), eine Anti-Mobbing-Richtlinie und eine DSGVO-konforme HR-Dokumentation. Wir helfen Ihnen, ein vollständiges und rechtskonformes Personalmanagement-Framework aufzubauen.

Wie führen wir rechtskonforme Massenentlassungen in Polen durch?

Massenentlassungen erfordern die Konsultation mit Gewerkschaften oder Arbeitnehmervertretern, die Unterrichtung des Arbeitsamts und die Einhaltung gesetzlicher Fristen. Wir begleiten Arbeitgeber durch den gesamten Prozess – von der Planung der Restrukturierungsmaßnahme bis zum Abschluss der Vereinbarungen und der Berechnung der gesetzlichen Abfindungen.

Ein Arbeitnehmer hat uns vor dem Arbeitsgericht verklagt – was nun?

Beauftragen Sie so früh wie möglich einen Anwalt – die Frist für die Klageerwiderung ist begrenzt. Wir sichten die Unterlagen, bewerten die Erfolgsaussichten des Klägers und entwickeln eine Prozessstrategie. Wir vertreten Arbeitgeber in Verfahren wegen ungerechtfertigter Kündigung, Mobbing, Diskriminierung und Lohnansprüchen.

Wie schützt sich ein Unternehmen vor Mobbingklagen?

Prävention und Dokumentation sind entscheidend: eine robuste Anti-Mobbing-Richtlinie, regelmäßige Schulungen für Führungskräfte, ein klares Meldeverfahren und eine konsequente Bearbeitung von Vorfällen. Wir helfen Ihnen, ein vollständiges arbeitsrechtliches Compliance-System zu entwickeln und umzusetzen.

Können wir einen ausländischen Staatsangehörigen als Arbeitnehmer einstellen?

Ja, allerdings sind dafür Formalitäten erforderlich – in der Regel eine Arbeitsgenehmigung oder eine vereinfachte Beschäftigungsanzeige und in manchen Fällen auch ein Aufenthaltstitel. Wir bearbeiten sowohl die aufenthaltsrechtlichen als auch die arbeitsrechtlichen Aspekte und vereinfachen so den gesamten Prozess für den Arbeitgeber.

Kann ich Mitarbeiter über B2B-Verträge statt über Arbeitsverträge beschäftigen?

Eine B2B-Zusammenarbeit ist möglich, aber nur, wenn sie tatsächlich die Merkmale einer selbstständigen Geschäftstätigkeit aufweist. Wird die Arbeit unter Weisung des Arbeitgebers, an einem von ihm bestimmten Ort und zu von ihm bestimmter Zeit erbracht, liegt unabhängig von der Bezeichnung des Vertrags ein Arbeitsverhältnis vor (Art. 22 des Arbeitsgesetzbuchs). Scheinselbstständigkeit riskiert die Umqualifizierung in ein Arbeitsverhältnis sowie die Nachzahlung von ZUS-Beiträgen und Steuern – und nach dem 2026 novellierten Gesetz kann ein PIP-Inspektor dies durch Verwaltungsentscheidung feststellen, ohne den Weg zum Gericht. Wir helfen, für jede Stelle eine sichere Form zu gestalten.

Wie kündigen wir einem Arbeitnehmer rechtskonform?

Entscheidend sind die richtige Art (ordentliche oder fristlose Kündigung), ein echter und konkreter Grund bei einem unbefristeten Vertrag und die richtige Kündigungsfrist je nach Betriebszugehörigkeit – 2 Wochen, 1 Monat oder 3 Monate (Art. 36). Auch die korrekte Dokumentation ist wichtig, da der Arbeitnehmer nur eine begrenzte Frist hat, um beim Arbeitsgericht Klage zu erheben. Wir erstellen die Kündigungsunterlagen und begleiten den Arbeitgeber durch den gesamten Prozess, um das Risiko einer Niederlage zu minimieren.

Als ausländisches Unternehmen möchte ich meinen ersten Mitarbeiter in Polen einstellen – wie fange ich an?

Zunächst klären wir, ob Sie über eine eigene polnische Gesellschaft oder über ein Employer-of-Record-Modell beschäftigen; wir gründen die Gesellschaft auch, falls Sie noch keine haben. Anschließend erstellen wir die verpflichtende Personaldokumentation auf Polnisch, übernehmen die Anmeldungen und die Lohnabrechnung. Den gesamten Prozess betreuen wir auf Englisch oder Deutsch und aus einer Hand – Recht, Personal und Lohn.

Leistungen

Arbeitsrecht für Arbeitgeber in Polen

Q: Was muss ich tun, um einen Nicht-EU-Bürger zu beschäftigen?

Die Beschäftigung eines Nicht-EU-Bürgers erfordert in der Regel die Legalisierung sowohl der Arbeit (Arbeitsgenehmigung oder Anzeige) als auch des Aufenthalts, auf Grundlage des Gesetzes über die Bedingungen für die Beauftragung von Ausländern mit Arbeit auf dem Gebiet der Republik Polen. Wir bearbeiten sowohl die aufenthalts- als auch die arbeitsrechtlichen Aspekte, sodass der gesamte Prozess reibungslos und rechtskonform verläuft.

Polnisches Arbeitsrecht für Arbeitgeber – Verträge, B2B vs. Anstellung, rechtssichere Kündigungen, PIP-Kontrollen, Arbeitsgerichtsverfahren. Recht, Personal und Lohn aus einer Hand.

Arbeitsrecht auf Arbeitgeberseite umfasst die gesamte Beziehung zu Ihrem Team – von korrekten Verträgen, Betriebs- und Vergütungsordnungen sowie Richtlinien über die laufende Beratung und Kontrollen der Staatlichen Arbeitsinspektion (PIP) bis hin zu rechtssicheren Kündigungen und Verfahren vor den Arbeitsgerichten. Wir betreuen diese Themen umfassend und verbinden die Rechtsberatung mit Personal- und Lohnabrechnung, damit Dokumentation, Abrechnungen und Personalentscheidungen stimmig und risikoarm bleiben.

Auf einen Blick

Befristete Verträge: Max. 33 Monate und 3 Verträge zwischen denselben Parteien (Art. 25¹ Arbeitsgesetzbuch)
Kündigungsfristen: 2 Wochen / 1 Monat / 3 Monate, je nach Betriebszugehörigkeit (Art. 36)
Mindestlohn 2026: 4.806 PLN brutto/Monat · 31,40 PLN brutto/Stunde
Regelarbeitszeit: 8 Stunden/Tag, durchschnittlich 40 Stunden/Woche
Überstundengrenze: 150 Stunden/Jahr; Woche inkl. Überstunden max. 48 Stunden im Durchschnitt
Homeoffice: Seit 7. April 2023 im Arbeitsgesetzbuch geregelt – Kostenerstattungspflichten und Richtlinie beim Arbeitgeber
B2B-Risiko: Scheinselbstständigkeit kann als Arbeitsverhältnis umqualifiziert werden (Art. 22)

Wir beraten Arbeitgeber in allen Bereichen des polnischen Arbeitsrechts. Wir erstellen Arbeitsverträge, Managementverträge, Arbeits- und Vergütungsordnungen, Anti-Mobbing-Richtlinien, Homeoffice-Richtlinien sowie datenschutzrechtliche Verfahren im Beschäftigungskontext (DSGVO/RODO). Wir helfen Ihnen, die passende Form der Zusammenarbeit zu wählen und zu gestalten – Arbeitsvertrag, Auftragsvertrag (zlecenie) oder B2B-Zusammenarbeit – unter Berücksichtigung des Risikos, dass eine Selbstständigkeit als Arbeitsverhältnis umqualifiziert wird (Art. 22 des Arbeitsgesetzbuchs). Dies kann nach dem 2026 novellierten Gesetz ein Inspektor der Arbeitsinspektion (PIP) durch eigene Verwaltungsentscheidung feststellen, ohne den Weg zum Gericht (nach vorheriger Anordnung zur Beseitigung der Verstöße). Wir prüfen die Personaldokumentation und bereiten Sie auf PIP-Kontrollen vor. Wir begleiten Restrukturierungsmaßnahmen und Massenentlassungsverfahren, führen Verhandlungen mit Gewerkschaften und Arbeitnehmervertretungen und sorgen für rechtssichere Kündigungen – mit korrektem Verfahren, einem echten Kündigungsgrund und der richtigen Kündigungsfrist (Art. 36). Vor den Arbeitsgerichten vertreten wir Arbeitgeber in Verfahren wegen Wiedereinstellung, Schadensersatz, Mobbing und Diskriminierung. Da wir die Rechtsberatung mit Personal- und Lohnabrechnung verbinden, werden Ihre arbeitsrechtlichen Themen an einer Stelle betreut – vom Vertrag über die Abrechnung bis zum etwaigen Streit.

Wann benötigen Sie diese Leistung?

Sie stellen Ihre ersten Mitarbeiter ein und möchten die Personaldokumentation von Anfang an korrekt aufsetzen
Sie sind unsicher, ob im Einzelfall ein Arbeitsvertrag, ein Auftragsvertrag oder eine B2B-Zusammenarbeit sicherer ist
Sie planen eine Kündigung oder Massenentlassungen und möchten diese rechtskonform durchführen
Sie erwarten eine PIP-Kontrolle oder haben eine Anordnung bzw. Empfehlung des Inspektors erhalten
Ein Arbeitnehmer hat Sie vor dem Arbeitsgericht auf Wiedereinstellung, Schadensersatz, Mobbing oder Lohnansprüche verklagt
Sie führen Homeoffice, Betriebsordnungen oder Anti-Mobbing- und DSGVO-Richtlinien ein

So läuft der Prozess ab

1
Analyse und AuditWir prüfen bestehende Verträge, Ordnungen und Personalpraktiken – oder ermitteln bei der ersten Einstellung den Bedarf des Unternehmens und identifizieren Risikobereiche (B2B vs. Anstellung, Arbeitszeit, DSGVO-Dokumentation).
2
Wahl der BeschäftigungsformWir empfehlen für jede Stelle eine sichere Form (Arbeitsvertrag, Auftragsvertrag, B2B) und legen die Bedingungen fest: Vergütung, Arbeitszeit, Probezeit und Kündigungsfrist.
3
Dokumentation und OrdnungenWir erstellen Verträge sowie die erforderlichen Ordnungen und Richtlinien (Arbeits- und Vergütungsordnung, Homeoffice-Regeln, Anti-Mobbing-Richtlinie, DSGVO-Klauseln und -Verfahren).
4
Umsetzung und Personal-/LohnabrechnungWir setzen die Beschäftigung auf: Anmeldungen, Personalakten, Arbeitszeiterfassung und Lohnabrechnung sowie bei Bedarf die Legalisierung der Arbeit ausländischer Beschäftigter.
5
Laufende Betreuung und VertretungWir beraten bei Änderungen und Kündigungen, bereiten das Unternehmen auf PIP-Kontrollen vor und vertreten den Arbeitgeber in Arbeitsgerichtsverfahren.

Was Sie benötigen

Angaben zum Unternehmen und Zahl der beschäftigten oder einzustellenden Personen
Bestehende Verträge, Ordnungen und Personalrichtlinien (sofern vorhanden)
Stellenbeschreibungen, Aufgabenbereiche und vorgeschlagene Beschäftigungsbedingungen
Angaben zum Arbeitszeitsystem und -plan sowie zum Homeoffice
Unterlagen zu einer geplanten Kündigung oder einem laufenden Streit (falls zutreffend)
Bei ausländischen Staatsangehörigen – die Daten zur Legalisierung von Arbeit und Aufenthalt

Leistungsumfang

Arbeitsverträge, Managementverträge und Arbeitsordnungen
Anti-Mobbing-Richtlinien und DSGVO im Beschäftigungskontext
Restrukturierungen und Massenentlassungsverfahren
Verhandlungen mit Gewerkschaften und Betriebsräten
Vertretung von Arbeitgebern vor Arbeitsgerichten
Verfahren wegen Mobbing, Diskriminierung und Schadensersatz

Für ausländische Arbeitgeber in Polen

Wir unterstützen ausländische Unternehmen, die in Polen ihre ersten Mitarbeiter einstellen. Wir beraten, ob die Beschäftigung über eine eigene polnische Gesellschaft (die wir ebenfalls gründen – siehe unsere Leistung zur Gesellschaftsgründung) oder über ein Employer-of-Record-Modell sinnvoller ist, und erstellen die verpflichtende Personaldokumentation in polnischer Sprache, konform mit dem polnischen Arbeitsgesetzbuch.

Die Beschäftigung ausländischer Staatsangehöriger bringt zusätzliche Arbeitgeberpflichten mit sich, die sich aus dem Gesetz über die Bedingungen für die Beauftragung von Ausländern mit Arbeit auf dem Gebiet der Republik Polen ergeben. Wir betreuen die Legalisierung von Arbeit und Aufenthalt umfassend – Einzelheiten in unserer Leistung zum Aufenthalts- und Migrationsrecht.

Wir betreuen auch die Entsendung von Arbeitnehmern nach und aus Polen und die damit verbundenen Pflichten. Ausländische Arbeitgeber arbeiten durchgehend mit einem Team: Wir beraten auf Polnisch, Englisch und Deutsch, verbinden Arbeitsrecht mit Personal- und Lohnabrechnung, bringen 20 Jahre Erfahrung mit und koordinieren vereidigte Übersetzer sowie die übrigen Themen, die ein in den polnischen Markt eintretendes Unternehmen üblicherweise benötigt.

Häufig gestellte Fragen

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