Polen für Schweizer Unternehmen

Die Schweiz ist nicht in der EU — in den meisten Punkten, die Sie betreffen, aber vertraglich gleichgestellt.

Die meisten polnischen Kanzleien, die sich an den deutschsprachigen Raum wenden, denken dabei an Deutschland. „Deutschsprachig“ und „deutsch“ werden praktisch gleichgesetzt. Für Sie ist das mehr als eine sprachliche Feinheit — wenn auch nicht in der Richtung, die man erwartet: Das Problem ist nicht, dass in Polen für Sie alles schwieriger wäre. Das Problem ist, dass Ihnen niemand sagen kann, wo genau Sie gleichgestellt sind und wo nicht.

Zwischen der Schweiz und der EU gilt das Abkommen über die Freizügigkeit der Personen, das seit dem 1. April 2006 auch Polen umfasst; seit dem 1. März 2008 ist die Schweiz mit dem Schengen-Raum assoziiert. Das Verhältnis ist also weder das eines Mitgliedstaates noch das eines beliebigen Drittstaates — es ist ein eigener, vertraglich geregelter Fall. Für den Erwerb von Immobilien etwa sind Schweizer Erwerber den Erwerbern aus dem Europäischen Wirtschaftsraum gleichgestellt: eine Erlaubnis des Innenministeriums ist nicht erforderlich. Für landwirtschaftliche Flächen gelten davon unabhängig Beschränkungen, die jeden Erwerber treffen.

Drei Punkte bleiben, in denen Ihre Ausgangslage tatsächlich eine andere ist als die eines deutschen Unternehmens — und alle drei sind steuerlich:

• Quellensteuer: Abkommen statt Richtlinie. Für eine deutsche Muttergesellschaft greifen die Mutter-Tochter-Richtlinie und die Zins- und Lizenzrichtlinie. Für eine schweizerische nicht — Entlastungen ergeben sich aus dem Doppelbesteuerungsabkommen Polen–Schweiz (Tabelle unten). Andere Voraussetzungen, andere Bescheinigungen.
• Umsatzsteuer: Welche Registrierung gilt für Sie? Ob Sie sich in Polen registrieren müssen, welche Meldepflichten daran hängen und ob ein Fiskalvertreter erforderlich ist, hängt davon ab, ob Sie mit oder ohne polnische Gesellschaft auftreten. Das ist die Frage, die wir anhand Ihrer Verträge und Lieferwege beantworten — bevor die erste Rechnung geschrieben ist.
• Unterlagen der Muttergesellschaft. Handelsregisterauszug, Beschlüsse und Vertretungsnachweise benötigen eine Apostille — die Schweiz ist Vertragsstaat des Haager Übereinkommens — und eine beglaubigte Übersetzung für KRS und PRS. Das ist der häufigste Grund für Verzögerungen, und er fällt ganz am Anfang an.

Welche Folgen sich daraus für Ihren Fall ergeben, prüfen wir anhand Ihrer Unterlagen — die steuerliche Seite betreut ein Steuerberater im Haus, nicht ein externer Dritter.

Was Schweizer Unternehmen in Polen konkret brauchen

Sechs Bereiche, in denen bei einem Markteintritt praktisch immer Entscheidungen anfallen. Sie erhalten dafür einen Ansprechpartner, nicht sechs.

Markteintritt Polen in zehn Schritten

Die Reihenfolge ist wichtiger, als man zunächst denkt. Der häufigste Grund für Verzögerungen ist nicht die Behörde, sondern eine Unterlage der Muttergesellschaft, an die zu spät gedacht wurde.

1. 1Vorhaben schärfenProduktion, Vertrieb, Dienstleistung oder Nearshoring — davon hängt alles Weitere ab.
2. 2Rechtsform entscheidenTochtergesellschaft, Zweigniederlassung oder Repräsentanz.
3. 3Unterlagen der MuttergesellschaftHandelsregisterauszug, Statuten, Beschlüsse und Vertretungsnachweise — mit Apostille und beglaubigter Übersetzung ins Polnische. Der häufigste Verzögerungsgrund überhaupt: früh beginnen.
4. 4Gesellschaftsvertrag und GründungKapital, Geschäftsanteile, Organe, Vertretungsregelung.
5. 5Registereintragung und NummernKRS, Steuernummer (NIP), Statistiknummer (REGON), Register der wirtschaftlich Berechtigten.
6. 6Bankkonto und ZahlungsverkehrKontoeröffnung, Vollmachten, CHF- und EUR-Konten, Kartenzahlungen.
7. 7Standort sichernMiet- oder Kaufvertrag, Due Diligence, Genehmigungen.
8. 8Erste MitarbeitendeArbeitsverträge, Meldungen, Arbeitsschutz, Betriebs- und Vergütungsordnung.
9. 9Steuern und Buchhaltung aufsetzenRegistrierungen, Buchhaltungssystem, Rechnungsstellung, Fristenkalender.
10. 10Laufende Pflichten einrichtenBerichterstattung, elektronische Rechnungsstellung und elektronische Zustellung — siehe unten.

So beginnt es

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