Zweigniederlassung oder Tochtergesellschaft? Wie ein ausländisches Unternehmen in den polnischen Markt eintreten sollte

Unternehmen, die eine Expansion nach Polen planen, stehen nahezu immer vor derselben Frage: eine Zweigniederlassung eröffnen oder eine Tochtergesellschaft gründen? Auf den ersten Blick führen beide Wege zum selben Ziel — einer rechtmäßigen Präsenz auf dem polnischen Markt. In der Praxis unterscheiden sie sich jedoch im Umfang der Haftung, in der Art der Besteuerung und in der Handlungsfreiheit, und eine übereilt getroffene Entscheidung lässt sich mitunter nur schwer und kostspielig rückgängig machen.

Drei mögliche Formen der Präsenz

Das polnische Recht bietet einem ausländischen Unternehmer mehrere Optionen:

Zweigniederlassung (oddział) — ein organisatorisch verselbständigter Teil des ausländischen Unternehmens, der in dessen Namen und auf dessen Rechnung tätig wird. Sie besitzt weder Rechtspersönlichkeit noch eigenes Vermögen.

Repräsentanz (przedstawicielstwo) — eine Form mit sehr eingeschränktem Anwendungsbereich, die ausschließlich Werbe- und Marketingtätigkeiten zulässt. Für die eigentliche Geschäftstätigkeit ist sie nicht geeignet.

Tochtergesellschaft — zumeist eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (sp. z o.o.), ein selbständiger Rechtsträger mit eigener Rechtspersönlichkeit und gesondertem Vermögen.

In der Praxis betrifft die tatsächliche Wahl in der Regel die beiden erstgenannten Optionen oder die Tochtergesellschaft – deshalb lohnt es sich, auf sie einzugehen.

Haftung: der entscheidende Unterschied

Die Zweigniederlassung ist kein eigenständiger Rechtsträger — für sämtliche ihrer Verbindlichkeiten haftet die Muttergesellschaft in vollem Umfang, ohne jeden Vermögensschutz. Der Tätigkeitsbereich der Zweigniederlassung muss zudem mit dem Unternehmensgegenstand der Muttergesellschaft übereinstimmen.

Die Tochtergesellschaft handelt als eigenständige juristische Person. Ihre Verbindlichkeiten belasten grundsätzlich ausschließlich ihr eigenes Vermögen und nicht das Vermögen des ausländischen Gesellschafters. Das Mindeststammkapital einer sp. z o.o. beträgt 5 000 PLN. Zu beachten ist allerdings, dass die Mitglieder des Vorstands nach Art. 299 des polnischen Gesetzbuches über die Handelsgesellschaften (k.s.h.) persönlich für die Verbindlichkeiten der Gesellschaft haften, wenn sich die Vollstreckung in ihr Vermögen als erfolglos erweist.

Der Unterschied zeigt sich auch in der täglichen Geschäftsführung. Die Zweigniederlassung wird von einem im Landesgerichtsregister (KRS) eingetragenen Bevollmächtigten geleitet, dessen Befugnisse auf den Tätigkeitsbereich der Zweigniederlassung beschränkt sind. Die Tochtergesellschaft verfügt über einen vollwertigen Vorstand, der eigenständig Verbindlichkeiten eingehen, Verträge schließen und Bankfinanzierungen beantragen kann, ohne die Zentrale in jede Entscheidung einzubinden.

Registrierungsverfahren

Die Eintragung beider Formen erfolgt im Landesgerichtsregister (KRS), in der Praxis elektronisch über das Portal der Gerichtsregister.

Für die Zweigniederlassung sind unter anderem erforderlich: ein Beschluss über ihre Errichtung, die Benennung einer sie in Polen vertretenden Person, ein Auszug aus dem ausländischen Unternehmensregister, der Gesellschaftsvertrag bzw. die Satzung der Muttergesellschaft sowie beglaubigte Übersetzungen dieser Unterlagen ins Polnische. Mängel bei den Übersetzungen zählen zu den häufigsten Gründen für die Zurückweisung des Antrags. Das gesamte Verfahren dauert üblicherweise einige Wochen.

Eine sp. z o.o. kann auf zwei Wegen entstehen: über das System S24 (Eintragung binnen 24 Stunden möglich, bei einem einfacheren Gesellschaftsvertrag) oder in Form einer notariellen Urkunde (von einigen Tagen bis zu einigen Wochen), die bei komplexeren Gesellschaftervereinbarungen oder Sacheinlagen erforderlich ist.

In beiden Fällen sind zusätzlich eine Steuernummer (NIP) und eine Statistiknummer (REGON) zu beantragen, die Registrierung als Umsatzsteuerpflichtiger vorzunehmen und — bei Beschäftigung von Arbeitnehmern — der Rechtsträger bei der Sozialversicherungsanstalt (ZUS) anzumelden.

Steuern: wo der tatsächliche Unterschied liegt

Die Zweigniederlassung ist kein eigenständiger Körperschaftsteuerpflichtiger — ihre Einkünfte werden von der Muttergesellschaft abgerechnet, wobei Polen das Recht hat, den der auf seinem Hoheitsgebiet ausgeübten Tätigkeit zuzurechnenden Gewinn zu besteuern (sogenannte Betriebsstätte). Der reguläre CIT-Satz beträgt 19%, ohne die Möglichkeit, den ermäßigten Satz von 9% für kleine Steuerpflichtige oder die IP-Box-Begünstigung in Anspruch zu nehmen.

Die Tochtergesellschaft ist ein selbständiger polnischer Steuerinländer und versteuert ihre gesamten Einkünfte. Sie kann dafür Vergünstigungen nutzen, die einer Zweigniederlassung nicht offenstehen:

• den ermäßigten CIT-Satz von 9% bei Umsätzen bis 2 Mio. EUR jährlich,
• die IP-Box-Begünstigung (5% auf Einkünfte aus qualifizierten Rechten des geistigen Eigentums) – bedeutsam für Technologieunternehmen und solche, die in Polen F&E-Arbeiten durchführen.

Ein Unterschied ergibt sich auch beim Gewinntransfer ins Ausland. Die Überweisung von Mitteln aus der Zweigniederlassung an die Zentrale ist ein interner Transfer und unterliegt nicht der Quellensteuer. Die Ausschüttung einer Dividende durch die Tochtergesellschaft an den ausländischen Gesellschafter unterliegt grundsätzlich der Quellensteuer (19%), wobei sich dieser Satz in der Praxis häufig dank der EU-Mutter-Tochter-Richtlinie oder der Doppelbesteuerungsabkommen senken oder vermeiden lässt.

Zweigniederlassung und Tochtergesellschaft im Vergleich

Welches Modell wählen?

Die Zweigniederlassung bewährt sich bei einem kurzen Zeithorizont, beim Testen des Marktes und bei begrenztem Vertragsrisiko – insbesondere dann, wenn ein einfacher und kostengünstiger Mitteltransfer an die Zentrale im Vordergrund steht, ohne Stammkapital zu binden.

Die Tochtergesellschaft ist grundsätzlich die bessere Lösung, wenn die Tätigkeit dauerhaft angelegt sein soll: bei der Beschäftigung einer größeren Zahl von Arbeitnehmern, beim Abschluss langfristiger Verträge, bei Akquisitionsplänen, beim Einstieg eines externen Investors oder bei dem Wunsch, Steuervergünstigungen zu nutzen. Sie schafft zudem eine klarere Risikotrennung zwischen der polnischen Tätigkeit und der ausländischen Zentrale.

Die häufigsten Fehler bei der Wahl der Tätigkeitsform

• Unterschätzung der Haftung des Vorstands der Tochtergesellschaft — lokale Manager sind sich der in Art. 299 k.s.h. vorgesehenen persönlichen Haftung häufig nicht bewusst.
• Das Fehlen einer gut vorbereiteten Gesellschaftervereinbarung bei Joint-Venture-Strukturen, die unter anderem die Regeln für den Ausstieg aus der Gesellschaft und für die Streitbeilegung festlegt.
• Das Versäumnis der Meldung an das Zentralregister der wirtschaftlich Berechtigten (CRBR) — der wirtschaftlich Berechtigte ist binnen 14 Arbeitstagen nach Eintragung der Gesellschaft zu melden; die Unterlassung ist mit einer hohen Geldstrafe bedroht.
• Das Fehlen beglaubigter Übersetzungen ausländischer Unterlagen bei der Eintragung einer Zweigniederlassung — einer der häufigsten Gründe für die Zurückweisung des Antrags durch das Gericht.

Fazit

Die Wahl zwischen Zweigniederlassung und Tochtergesellschaft ist eine strategische Entscheidung, die Haftung, Steuerbelastung und operative Freiheit für viele Jahre beeinflusst. Eine allgemeingültige Antwort gibt es nicht — die richtige Form hängt vom Umfang der geplanten Tätigkeit, vom Zeithorizont sowie von den Steuer- und Investitionsplänen der Gruppe ab.