Liquidation einer polnischen Gesellschaft mit beschränkter Haftung (sp. z o.o.)

Die Beendigung einer wirtschaftlichen Tätigkeit in der Rechtsform der Gesellschaft mit beschränkter Haftung (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, sp. z o.o.) ist organisatorisch und rechtlich anspruchsvoll. Entgegen einer verbreiteten Annahme wird eine Gesellschaft nicht automatisch und nicht durch eine einzige Entscheidung aufgelöst. Es handelt sich um ein formalisiertes, mehrstufiges Verfahren, das die Interessen der Gläubiger und Gesellschafter sowie den Geschäftsverkehr insgesamt schützt.

I. Was ist die Liquidation einer sp. z o.o. und welchem Zweck dient sie?

Die Liquidation einer sp. z o.o. ist ein Verfahren, das darauf gerichtet ist, die laufenden Geschäfte der Gesellschaft geordnet zu beenden, Forderungen gegen Schuldner einzuziehen, Verbindlichkeiten gegenüber Gläubigern zu erfüllen und das vorhandene Vermögen zu verwerten.

Rechtliche Folge eines ordnungsgemäß durchgeführten Verfahrens ist, dass die Gesellschaft ihr Vermögen abgibt und ihre rechtliche Existenz durch Löschung aus dem Unternehmerregister des Landesgerichtsregisters (Krajowy Rejestr Sądowy, KRS) endgültig endet.

Gründe für die Eröffnung der Liquidation:

• ein Gesellschafterbeschluss über die Auflösung der Gesellschaft — in der Praxis mit deutlichem Abstand der häufigste Grund;
• in der Satzung ausdrücklich vorgesehene Gründe (etwa der Ablauf der Zeit, für die die Gesellschaft errichtet wurde);
• eine rechtskräftige gerichtliche Entscheidung über die Auflösung der Gesellschaft;
• die Verlegung des Sitzes der Gesellschaft ins Ausland.

Ein gesonderter Auflösungsgrund nach Art. 270 Nr. 3 des Gesetzes über die Handelsgesellschaften (KSH) ist die Eröffnung des Insolvenzverfahrens. Sie führt jedoch nicht zu dem in diesem Beitrag beschriebenen Liquidationsverfahren — nach der Insolvenzeröffnung gelten die Vorschriften des Insolvenzrechts und nicht die Liquidationsvorschriften des KSH.

II. Wann kann liquidiert werden und wie lange dauert das Verfahren?

Die Gesellschafter können die Auflösung jederzeit beschließen — die Vorschriften enthalten keine Beschränkungen hinsichtlich des Zeitpunkts der Verfahrenseröffnung.

Zu beachten ist allerdings, dass der vollständige Prozess bis zur Löschung aus dem Register in der polnischen Praxis mehrere Monate dauern kann. Das folgt unter anderem aus zwingenden gesetzlichen Fristen, etwa der sechsmonatigen Schutzfrist, vor deren Ablauf das Gesellschaftsvermögen nicht unter den Gesellschaftern verteilt werden darf. In komplizierten Fällen (je nach Arbeitstempo des Gerichts, anhängigen Verfahren oder der Verwertung von Aktiva) kann sich das Verfahren auf mehr als ein Jahr erstrecken.

III. Die Liquidation einer sp. z o.o. Schritt für Schritt

Das Liquidationsverfahren erfordert das sorgfältige Durchlaufen der folgenden Stufen.

1. Auflösungsbeschluss und Bestellung der Liquidatoren

Eingeleitet wird das Verfahren durch einen Gesellschafterbeschluss. Die Form seiner Fassung richtet sich danach, wie die Satzung errichtet und geändert wurde:

Der Beschluss über die Auflösung der sp. z o.o. und ihre Versetzung in den Liquidationszustand ist durch ein notariell errichtetes Protokoll zu beurkunden. Eine Ausnahme gilt, wenn die Satzung unter Verwendung des Mustervertrags — über das System S24 — geschlossen wurde. Dann ist ein im System S24 unterzeichneter Beschluss zulässig, der von allen Gesellschaftern mit einer qualifizierten elektronischen Signatur, einer vertrauenswürdigen Signatur oder einer persönlichen Signatur versehen ist. Zu beachten ist jedoch: Jede außerhalb dieses Systems vorgenommene Satzungsänderung oder Änderung im Gesellschafterkreis nimmt den Gesellschaftern diese Möglichkeit.

Mit der Eröffnung der Liquidation erlöschen die Befugnisse der Geschäftsführung zugunsten der Liquidatoren. Von Gesetzes wegen werden die Mitglieder der bisherigen Geschäftsführung Liquidatoren (Art. 276 § 1 KSH), sofern die Satzung oder ein Gesellschafterbeschluss nichts anderes bestimmt. Es empfiehlt sich, gleichzeitig einen Beschluss über die Art der Vertretung der Gesellschaft durch die Liquidatoren zu fassen.

2. Erstellung der Liquidationseröffnungsbilanz

Nach dem Rechnungslegungsgesetz sind innerhalb von 15 Tagen nach Eröffnung der Liquidation die Bücher zu eröffnen und die Liquidationseröffnungsbilanz zu erstellen. Die Vermögensgegenstände werden darin mit ihrem Veräußerungswert zum Eröffnungstag angesetzt. Die Liquidatoren legen dieses Dokument der Gesellschafterversammlung zur Feststellung vor.

3. Bekanntmachung im MSiG und Anmeldung zum KRS

Eintragung im KRS: Die Eröffnung der Liquidation wird beim Registergericht elektronisch angemeldet (über das Portal der Gerichtsregister oder S24). Der Anmeldung sind unter anderem die Beschlüsse, eine Liste der Liquidatoren mit Zustellungsadressen sowie deren Zustimmungserklärungen zur Amtsübernahme beizufügen.

Bekanntmachung im Gerichts- und Wirtschaftsanzeiger (Monitor Sądowy i Gospodarczy, MSiG): Die Liquidatoren sind verpflichtet, die Eröffnung der Liquidation im MSiG bekannt zu machen und die Gläubiger aufzufordern, ihre Forderungen binnen 3 Monaten ab dem Tag der Veröffentlichung anzumelden (Art. 279 KSH).

4. Die eigentlichen Liquidationshandlungen und Verwaltungspflichten

Zu den Aufgaben der Liquidatoren gehören die Begleichung der Schulden, der Einzug der Forderungen und die Verwertung des Vermögens. Darüber hinaus sind formale Pflichten zu beachten:

• Abmeldung von der Umsatzsteuer: Einreichung des Formulars VAT-Z beim Finanzamt und Abwicklung etwaiger Überzahlungen oder Erstattungen.
• Übergabe der Personalunterlagen: Hat die Gesellschaft Beschäftigte gehabt, ist mit einer zugelassenen Archivstelle ein Vertrag über die Archivierung der Personal- und Lohnunterlagen zu schließen (die Registergerichte prüfen diese Anforderung häufig).

5. Vermögensverteilung und Feststellung des Liquidationsberichts

Das nach Befriedigung und Sicherung der Gläubigerforderungen verbleibende Vermögen wird unter den Gesellschaftern verteilt (im Verhältnis der Anteile, sofern die Satzung nichts anderes bestimmt). Diese Verteilung darf nicht vor Ablauf von 6 Monaten ab dem Tag der Bekanntmachung im MSiG erfolgen (Art. 286 § 1 KSH).

Anschließend wird der Liquidationsbericht erstellt (Jahresabschluss auf den Tag vor der Vermögensverteilung) und die Gesellschafterversammlung zu dessen Feststellung und zur Entlastung der Liquidatoren einberufen.

6. Löschung der Gesellschaft aus dem KRS

Letzte Stufe ist der Antrag an das Registergericht auf Löschung der Gesellschaft aus dem KRS. Dem Antrag sind unter anderem der Liquidationsbericht, eine Erklärung über das Fehlen anhängiger Verfahren und die Begleichung der Schulden sowie die Angabe des Aufbewahrungsorts der Bücher und Unterlagen beizufügen. Mit Rechtskraft der Entscheidung hört die Gesellschaft auf zu existieren.

IV. Folgen der Liquidationseröffnung

In der Liquidationsphase treten wesentliche rechtliche Änderungen ein:

• Änderung der Firma: die Gesellschaft tritt mit dem Zusatz „w likwidacji" („in Liquidation") auf;
• Erlöschen der Prokura: die Prokura erlischt von Gesetzes wegen, eine neue kann nicht erteilt werden (Art. 284 KSH);
• Verbot der Gewinnausschüttung: Dividendenzahlungen an die Gesellschafter sind unzulässig (Art. 275 § 2 KSH);
• Verkauf von Immobilien: die Veräußerung von Grundstücken der Gesellschaft erfolgt grundsätzlich im Wege der öffentlichen Versteigerung, es sei denn, die Gesellschafter gestatten durch Beschluss den freihändigen Verkauf.

Bestehen nach Verwertung des gesamten Vermögens noch unbezahlte Schulden, hindert das die Löschung aus dem Register nicht in jedem Fall. Haben die Liquidatoren alle zumutbaren Versuche unternommen und die erforderliche Sorgfalt aufgewandt, lässt die Rechtsprechung die Löschung eines vermögenslosen Rechtsträgers zu. Die Voraussetzungen einer Insolvenzantragspflicht sind jedoch rechtzeitig zu prüfen.

V. Was kostet die Liquidation einer sp. z o.o.?

Die Gesamtkosten setzen sich aus Gerichtsgebühren, Notargebühren sowie den Kosten der buchhalterischen und rechtlichen Betreuung zusammen. Die nachstehenden Werte sind lediglich Orientierungsgrößen — Höhe der Gerichts- und Notargebühren richtet sich nach Vorschriften, die von Zeit zu Zeit geändert werden; vor Verfahrensbeginn sollten daher die aktuellen Sätze geprüft werden.

Die mit den KRS-Eintragungen verbundenen Gerichtsgebühren — sowohl für die Anmeldung der Liquidationseröffnung als auch für den Löschungsantrag — sind Festgebühren, die zusammen in der Regel im Bereich einiger hundert Złoty liegen. Hinzu kommt die verpflichtende Bekanntmachung der Liquidationseröffnung und der Gläubigeraufforderung im Gerichts- und Wirtschaftsanzeiger, deren Kosten unter anderem von der Zeichenzahl der Anzeige abhängen und meist zwischen einigen Dutzend und einigen hundert Złoty liegen. Muss der Auflösungsbeschluss notariell beurkundet werden (also wenn die Gesellschaft den vereinfachten Weg über S24 nicht nutzen kann), sind Notargebühren samt Abschriften hinzuzurechnen — in der Größenordnung von einigen hundert bis etwa eintausendfünfhundert Złoty.

Ein gesonderter und in der Regel am stärksten schwankender Kostenpunkt ist die Buchhaltung — die Erstellung der Liquidationseröffnungsbilanz, der Jahresabschlüsse und des Liquidationsberichts erfordert eine individuelle Kalkulation je nach Umfang der Geschäftstätigkeit und Zustand der Unterlagen. Hatte die Gesellschaft Beschäftigte, kommt die Archivierung der Personalunterlagen als weiterer Aufwand hinzu, deren Kosten vom Umfang der übergebenen Akten abhängen. Wird das Verfahren schließlich unter Beteiligung einer Rechtsanwaltskanzlei geführt — bei komplexeren Liquidationen gängige Praxis —, beginnt das Honorar für die Erstellung der Unterlagen, Beschlüsse und KRS-Anträge sowie für die Vertretung im Verfahren üblicherweise bei einigen tausend Złoty und steigt mit dem Umfang des Mandats.