Elektronische Übermittlung notarieller Urkunden beim Immobilienerwerb durch Ausländer — der Präsident hat die Novelle unterzeichnet

Am 18. August 2026 wurde das Gesetz vom 17. Juli 2026 zur Änderung des Gesetzes über den Erwerb von Immobilien durch Ausländer und der Notarordnung (Prawo o notariacie) veröffentlicht. Die neuen Vorschriften treten drei Monate nach der Verkündung in Kraft, also im November 2026.

I. Was ändert sich?

Bisher übersandten Notare Abschriften notarieller Urkunden über den Erwerb von Immobilien durch Ausländer (sowie über den Erwerb oder die Übernahme von Anteilen und Aktien an Gesellschaften, die Eigentümer oder Erbnießbraucher von Immobilien sind) in Papierform an den für Inneres zuständigen Minister. Diese Pflicht folgt aus Art. 8a Abs. 1 des Gesetzes über den Erwerb von Immobilien durch Ausländer und ist innerhalb von 7 Tagen nach Errichtung der Urkunde zu erfüllen.

Die Novelle begründet keine neue Meldepflicht — sie ändert allein die Art ihrer Erfüllung. Ab Inkrafttreten der neuen Vorschriften übermitteln Notare die erforderlichen Dokumente ausschließlich elektronisch über das Zentrale Repositorium elektronischer Abschriften notarieller Urkunden (Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych, CREWAN).

II. Wie funktioniert die Übermittlung über CREWAN?

Nach dem neuen Art. 8a Abs. 1a–1d des Gesetzes über den Erwerb von Immobilien durch Ausländer und dem geänderten Art. 92a der Notarordnung gilt:

• der Notar stellt eine elektronische Abschrift, Kopie oder einen Auszug der Urkunde in das Repositorium ein und versieht sie mit einer qualifizierten elektronischen Signatur, in einem Format, das die Durchsuchbarkeit des Inhalts ermöglicht;
• die Landesnotarkammer (Krajowa Rada Notarialna) übermittelt dieses Dokument unverzüglich über das IT-System an den für Inneres zuständigen Minister;
• mit dem Einstellen des Dokuments in das Repositorium erhält der Notar eine elektronische Bestätigung mit der Dokumentennummer sowie dem genauen Datum und der Uhrzeit der Eingabe in das System; diese Bestätigung wird der Urschrift der Urkunde beigefügt, ein zweites Exemplar erhält die Partei der Beurkundung;
• für das Einstellen des Dokuments in das Repositorium erhebt der Notar von den Beteiligten eine Gebühr, die er an die Landesnotarkammer weiterleitet.

Die Sieben-Tage-Frist für die Übermittlung bleibt unverändert — es ändert sich lediglich der Kanal, über den die Informationen die Behörde erreichen.

III. Ausführungsverordnungen

Das Gesetz sieht zwei Verordnungen vor:

1. der für Inneres zuständige Minister bestimmt — nach Stellungnahme der Landesnotarkammer — die Dauer der Aufbewahrung der Dokumente im Repositorium sowie Höhe und Art der Entrichtung der Gebühr für das Einstellen;
2. der Justizminister bestimmt im Einvernehmen mit dem für Digitalisierung zuständigen Minister und nach Stellungnahme der Landesnotarkammer, wie elektronische Abschriften und Auszüge erstellt werden, welche organisatorisch-technischen Voraussetzungen für das Einstellen in das Repositorium gelten und wie über Unterbrechungen des Systemzugangs informiert wird.

Bis zum Erlass der neuen Verordnungen treten die bisherigen, auf Art. 92a § 7 der Notarordnung gestützten Ausführungsvorschriften mit dem Inkrafttreten des Gesetzes außer Kraft.

IV. Übergangsvorschriften

Das Gesetz enthält eine intertemporale Regelung: Für Dokumente, die vor Inkrafttreten der neuen Vorschriften errichtet wurden, gelten die bisherigen Bestimmungen — sie dürfen also noch in Papierform übermittelt werden.

V. Was bedeutet das in der Praxis?

Für Notare bedeutet die Änderung, interne Abläufe auf den elektronischen Dokumentenverkehr umzustellen und die Gebühr für das Einstellen der Abschrift in das Repositorium in der Abrechnung mit den Mandanten zu berücksichtigen. Für die Beteiligten der Beurkundung — praktisch also für Ausländer, die Immobilien in Polen erwerben, und für Erwerber von Anteilen oder Aktien an immobilienhaltenden Gesellschaften — ist die Änderung vor allem technischer Natur und berührt den Umfang ihrer eigenen Pflichten gegenüber den Behörden nicht.

Ziel der Novelle ist es, die Aufsicht über Immobiliengeschäfte mit ausländischer Beteiligung zu verbessern und lückenloser zu machen — durch einen schnelleren, sichereren und leichter auswertbaren elektronischen Informationsfluss zwischen Notaren und dem für Inneres zuständigen Minister.