„Stażowe" 2026 — nowe regulacje pozwalające doliczyć do stażu pracy okresy inne niż zatrudnienie na umowie o pracę

Z dniem 1 stycznia 2026 roku weszła w życie Ustawa z dnia 26 września 2025 roku o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, na mocy której do stażu pracy osoby zatrudnionej możliwe będzie doliczenie okresów aktywności zawodowej innej niż zatrudnienie na podstawie umowy o pracę.

Nowe przepisy będą miały zastosowanie:

• od 1 stycznia 2026 roku – wobec pracodawców będących jednostkami sektora finansów publicznych,
• od 1 maja 2026 roku – wobec pozostałych pracodawców.

I. Jakie okresy – inne niż zatrudnienie na podstawie umowy o pracę – można doliczyć do stażu pracy

Na podstawie nowych przepisów Kodeksu pracy pracownik może doliczyć do swojego stażu pracy okresy:

1. za które opłacił składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub ubezpieczenie wypadkowe jako osoba prowadząca pozarolniczą działalność lub osoba współpracująca z osobą prowadzącą tę działalność;
2. w których był objęty ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi z tytułu:
   • wykonywania umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,
   • wykonywania umowy agencyjnej,
   • współpracy z osobą wykonującą umowę zlecenia, inną umowę o świadczenie usług lub umowę agencyjną,
   • pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej,
   • pozostawania członkiem spółdzielni kółek rolniczych;
3. w których nie był objęty ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi z tytułów wymienionych w punktach 1 i 2 na podstawie odrębnych przepisów;
4. w których był zgłoszony do ubezpieczenia zdrowotnego jako osoba podejmująca działalność gospodarczą i nie był objęty ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi przez okres pierwszych 6 miesięcy prowadzenia tej działalności;
5. za które opłacił składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub wypadkowe jako osoba współpracująca z osobą podejmującą działalność gospodarczą;
6. za które zostały za niego sfinansowane składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem w okresie zawieszenia działalności gospodarczej;
7. za które zostały za niego sfinansowane składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem przez osobę współpracującą;
8. w których wykonywał za granicą pracę zarobkową na innej podstawie niż stosunek pracy.

II. W jaki sposób udokumentować aktywność zawodową, która ma być doliczona do stażu pracy?

1. Zaświadczenie z ZUS

Ustawodawca jako podstawowy dowód aktywności zawodowej, który stanowi podstawę do doliczenia tego okresu do stażu pracy, wskazuje zaświadczenie ZUS wydawane na wniosek pracownika. Zaświadczenie należy uzyskać przez eZUS/PUE, poprzez zalogowanie się do konta ZUS, a następnie wypełnienie i wysłanie wniosku.

ZUS – zarówno zaświadczenia, jak i inne pisma w sprawie ich wydania – sporządza i doręcza w postaci elektronicznej, na profilu informacyjnym udostępnionym przez ZUS.

Istotne jest, że ZUS nie będzie wystawiał zaświadczeń za okresy, kiedy pracownik wykonywał np. umowę zlecenia, jednocześnie mając status ucznia lub studenta, gdyż nie był wówczas objęty ubezpieczeniami emerytalnym i rentowym.

2. „Pozazusowskie" dokumenty

a. Sytuacje, gdy ustawa wymaga udokumentowanych okresów, jednak nie wskazuje ZUS jako wyłącznej drogi (np. udokumentowany okres wykonywania za granicą pracy zarobkowej innej niż zatrudnienie).

W powyższych sytuacjach brak jest katalogu zamkniętego dokumentów, jakie będą stanowiły dowód na aktywność zawodową, jednak w praktyce działy kadrowe za najbardziej typowe uznają umowy i aneksy oraz dokumenty potwierdzające ich wykonywanie (np. protokoły odbioru, raporty), potwierdzenia płatności, rachunki/faktury, zaświadczenia od kontrahenta/zleceniodawcy oraz dokumenty rejestrowe działalności.

b. Sytuacje, gdy ZUS nie może wydać zaświadczenia albo dane wymagają wyjaśnienia.

W sytuacji, gdy ZUS nie może wydać zaświadczenia, pracownik jest uprawniony do wykazania swojej aktywności zawodowej własnymi dokumentami. Zastosowanie znajdzie wówczas analogiczny zestaw dowodów jak ten wskazany powyżej, tj. umowy, faktury, przelewy, zaświadczenia. Celem spójności i porządku pracodawca powinien przyjąć jednolite wewnętrzne zasady oceny przedstawianych dokumentów.

III. Korzyści dla pracowników z okresu doliczonego do stażu pracy

Dłuższy staż pracy ma wpływ na uprawnienia pracownicze, m.in.:

• Wymiar urlopu wypoczynkowego – w szczególności przekroczenie progu 10 lat i przejście z 20 na 26 dni;
• Prawo do urlopu wychowawczego – wymagane jest co najmniej 6 miesięcy zatrudnienia;
• Okres wypowiedzenia umowy o pracę – w zakresie, w jakim zależy od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy, może ulec wydłużeniu;
• Odprawa pieniężna przy zwolnieniach z przyczyn niedotyczących pracownika, której wysokość zależy od stażu u danego pracodawcy:
  • 1-miesięczne wynagrodzenie – poniżej 2 lat,
  • 2-miesięczne – od 2 do 8 lat,
  • 3-miesięczne – powyżej 8 lat;
• Odprawa pośmiertna, której wysokość jest uzależniona od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy;
• Świadczenia „stażowe" wynikające z przepisów wewnętrznych albo pragmatyk służbowych, tj. dodatki za wieloletnią pracę, nagrody jubileuszowe, dodatkowe uprawnienia urlopowe/świadczeniowe – o ile są przewidziane w danej podstawie zatrudnienia.

IV. Ile pracownik ma czasu na udokumentowanie okresu aktywności zawodowej?

Pracownik zatrudniony w dniu wejścia w życie ustawy (sektor publiczny) albo w dniu 1 maja 2026 roku (sektor prywatny) ma 24 miesiące na udokumentowanie okresów aktywności zawodowej, zatem:

• w sektorze publicznym – do 31 grudnia 2027 roku,
• w sektorze prywatnym – do 30 kwietnia 2028 roku.

Zgodnie z ustawą, uprawnienia wynikające z doliczenia okresów aktywności zawodowej przysługują od dnia nabycia prawa, jednak nie wcześniej niż od właściwej daty granicznej, czyli dla sektora publicznego – 1 stycznia 2026 roku, a dla sektora prywatnego – 1 maja 2026 roku. Pracownikom zatrudnionym później uprawnienia będą przysługiwały od momentu, gdy po doliczeniu stażu spełnią przesłankę danego uprawnienia.