Eintragung einer Gesellschaft im polnischen KRS durch einen Bevollmächtigten – Vorschriften, Verfahren und rechtliche Unterstützung

Die Eintragung einer Gesellschaft in das polnische Landesgerichtsregister (Krajowy Rejestr Sądowy, KRS) erfordert Kenntnisse des Handelsrechts und der elektronischen Systeme des Registergerichts. Formfehler können dazu führen, dass der Antrag zurückgewiesen wird und sich der Geschäftsstart um mehrere Wochen verzögert. Deshalb lohnt es sich, die Registrierung einem professionellen Bevollmächtigten anzuvertrauen — einem Rechtsanwalt (adwokat) oder Rechtsberater (radca prawny).

Wer kann als Bevollmächtigter für die KRS-Eintragung auftreten?

Nach geltendem polnischem Recht darf ein Antrag auf Eintragung einer Gesellschaft im KRS im Namen des Unternehmens ausschließlich von einem qualifizierten Rechtsvertreter gestellt werden:

einem Rechtsanwalt (adwokat) oder
einem Rechtsberater (radca prawny).

Ein Buchhalter, Steuerberater oder eine andere Person darf die Gesellschaft bei der Antragstellung vor dem Registergericht nicht vertreten. Dies ist ein wesentlicher Unterschied zur Anmeldung eines Einzelunternehmens im Zentralregister für Gewerbetätigkeit (CEIDG), wo jede beliebige Person als Bevollmächtigter handeln kann.

Wie wird ein Bevollmächtigter bestellt? Unterschiede nach Gesellschaftsform

Die Regeln für die Erteilung einer Vollmacht hängen von der Rechtsform der zu gründenden Gesellschaft ab.

Personengesellschaften (offene Handelsgesellschaft, Partnergesellschaft, Kommanditgesellschaft, Kommanditgesellschaft auf Aktien) — jeder Gesellschafter kann einzeln einen Bevollmächtigten bestellen, oder alle Gesellschafter gemeinsam. Bestellen die Gesellschafter jeweils eigene Bevollmächtigte, bearbeitet das Gericht den zuerst eingereichten Antrag.

Kapitalgesellschaften (GmbH, einfache Aktiengesellschaft, Aktiengesellschaft) — die Vollmacht muss von allen Vorstandsmitgliedern gemeinsam und einstimmig unterzeichnet werden.

Stempelgebühr für die Vollmacht — Höhe und Zahlungsweise

Die Einreichung einer Vollmachtsurkunde beim Registergericht unterliegt einer Stempelgebühr von 17 PLN (ca. 4 EUR).

Da alle KRS-Anträge ausschließlich elektronisch eingereicht werden — über das Portal der Gerichtsregister (Portal Rejestrów Sądowych) oder das S24-System — ist die Stempelgebühr an die für den Sitz oder Wohnsitz des Vollmachtgebers zuständige Gemeindebehörde zu entrichten (also des Gesellschafters oder Vorstandsmitglieds, das die Vollmacht erteilt).

Hat der Vollmachtgeber weder Sitz noch Wohnsitz in Polen, erfolgt die Zahlung an das Steuerservicezentrum der Stadt Warschau (Centrum Obsługi Podatnika Urzędu m.st. Warszawy).

Ausnahme: Die Stempelgebühr muss nicht gesondert entrichtet werden, wenn die Vollmacht in einer notariellen Urkunde erteilt wurde, die einen Vermerk über die Erhebung der Gebühr enthält.

Form der Vollmacht — elektronisch oder in Papierform?

KRS-Anträge werden ausschließlich in elektronischer Form eingereicht — über das Portal der Gerichtsregister (PRS) oder das S24-System. Auch die Vollmacht kann elektronisch übermittelt werden.

Allerdings kann das Registergericht die Vorlage des Papieroriginals der Vollmacht verlangen. Es empfiehlt sich daher, die vollständige Dokumentation in beiden Formen bereitzuhalten.

Warum die Gesellschaftsregistrierung unserer Kanzlei anvertrauen?

Das Registrierungsverfahren über das Portal der Gerichtsregister eigenständig zu durchlaufen, erfordert Zeit und Genauigkeit. Als Kanzlei mit 20-jähriger Erfahrung im polnischen Gesellschaftsrecht bieten wir:

Zeitersparnis — wir übernehmen das gesamte Verfahren; Ihre Beteiligung beschränkt sich auf das notwendige Minimum (z. B. den Notartermin bei einem klassischen Gesellschaftsvertrag).
Keine Formfehler — ein von einem Rechtsanwalt oder Rechtsberater eingereichter Antrag minimiert das Risiko von Nachbesserungsaufforderungen und gewährleistet die schnellstmögliche Eintragung ins KRS.
Umfassende Beratung — vor der Eintragung beraten wir zur optimalen Rechtsform, erstellen einen auf Ihre Situation zugeschnittenen Gesellschaftsvertrag und schlagen die steuerlich günstigsten Lösungen vor. Wir übernehmen darüber hinaus die Anmeldungen beim Finanzamt, bei der Sozialversicherungsanstalt (ZUS) und beim Statistischen Zentralamt (GUS).

FAQ — Häufige Fragen zur Gesellschaftsregistrierung durch einen Bevollmächtigten

Kann ich eine GmbH (sp. z o.o.) selbst online registrieren? Ja — über das S24-System oder das Portal der Gerichtsregister. Allerdings erfordert dies Kenntnis der geltenden Verfahren, korrekt vorbereitete Anlagen und eine qualifizierte elektronische Signatur oder ein Vertrauensprofil (ePUAP). Die Beauftragung eines professionellen Rechtsvertreters beschleunigt den Prozess erheblich und schließt das Risiko von Formfehlern aus.

Kann ein Buchhalter als Bevollmächtigter für die KRS-Eintragung auftreten? Nein. Nur ein Rechtsanwalt oder Rechtsberater darf die Gesellschaft zu Eintragungszwecken vor dem Registergericht vertreten.

Wie hoch ist die Stempelgebühr für eine Vollmacht, und zahlt jeder Gesellschafter einzeln? Die Stempelgebühr beträgt 17 PLN je Vollmachtsurkunde. Bei mehreren Vollmachtgebern mit Sitz in Polen wird die Zahlung an die für den im Dokument erstgenannten Vollmachtgeber zuständige Gemeindebehörde geleistet.

Bestellen Personen- und Kapitalgesellschaften den Bevollmächtigten auf dieselbe Weise? Nein. Bei Personengesellschaften kann jeder Gesellschafter die Vollmacht einzeln erteilen. Bei Kapitalgesellschaften ist ein einstimmiger Beschluss aller Vorstandsmitglieder erforderlich.

Muss die Vollmacht in Papierform vorliegen? Nein — sie kann zusammen mit dem Antrag elektronisch eingereicht werden. Das Gericht kann jedoch die Vorlage des Papieroriginals verlangen, weshalb es ratsam ist, dieses im Voraus vorzubereiten.

Benötigen Sie Unterstützung bei der Eintragung einer Gesellschaft im polnischen KRS? Kontaktieren Sie unsere Kanzlei — wir begleiten Sie sicher und zügig durch den gesamten Prozess.