Nowelizacja KPC od 1 marca 2026 r. — co zmienia się dla pełnomocników?

Z dniem 1 marca 2026 r. weszły w życie przepisy nowelizujące Kodeks postępowania cywilnego (ustawa z 5 sierpnia 2025 r., Dz.U. z 2025 r. poz. 1172). Zmiany mają istotne znaczenie dla codziennej praktyki adwokatów, radców prawnych i rzeczników patentowych. Koncentrują się na trzech obszarach: cyfryzacji postępowania, uproszczeniu doręczeń oraz upowszechnieniu mediacji.

Numer wpisu na listę zawodową w piśmie procesowym

Znowelizowany art. 126 § 3 KPC nakłada na adwokata, radcę prawnego i rzecznika patentowego obowiązek podania numeru wpisu na właściwą listę zawodową — jednorazowo, w piśmie, do którego po raz pierwszy dołączane jest pełnomocnictwo lub jego uwierzytelniony odpis. Dalsze pisma w tej samej sprawie nie wymagają powtarzania tej informacji.

Zmiana ma ułatwić wyszukiwanie pełnomocników w systemie ROBUS, przyspieszyć przydzielanie spraw w Portalu Informacyjnym oraz umożliwić weryfikację aktualności uprawnień zawodowych.

Pełnomocnictwo w formie elektronicznej

Dodany art. 89 § 1² KPC wprost dopuszcza udzielenie pełnomocnictwa w formie elektronicznej, opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Co ważne, pełnomocnictwo takie może być stosowane również w czynnościach procesowych podejmowanych w tradycyjnej formie.

Regulacja przecina dotychczasowe wątpliwości praktyczne — sygnalizowane m.in. przez Sąd Najwyższy w postanowieniu z 15 października 2021 r. (IV CSK 19/21) — i otwiera drogę do zdalnego udzielania umocowania bez konieczności wizyty klienta w kancelarii.

Wnoszenie pism przez Portal Informacyjny

Nowy art. 125¹ KPC umożliwia profesjonalnym pełnomocnikom wnoszenie wybranych kategorii pism za pośrednictwem Portalu Informacyjnego. Dotyczy to m.in.:

apelacji, zażaleń, skarg na orzeczenia referendarzy sądowych i pism w toku tych postępowań,
zgłoszenia udziału w sprawie, wniosku o posiedzenie zdalne, wniosku o uzasadnienie,
wniosku o klauzulę wykonalności, wniosku o wydanie odpisu prawomocnego orzeczenia.

Harmonogram: do 28 lutego 2027 r. trwa rok przejściowy — pełnomocnicy sami decydują o formie (papierowej lub elektronicznej). Od 1 marca 2027 r. wnoszenie tych pism drogą elektroniczną stanie się obowiązkowe, a pismo złożone z naruszeniem tej zasady nie będzie wywoływało skutków prawnych.

Wyłączenia dotyczą pism kierowanych do Sądu Najwyższego oraz postępowań wieczystoksięgowych i rejestrowych.

Elektroniczne poświadczanie dokumentów

Zmieniony art. 129 § 2¹ KPC przyznaje pełnomocnikom zawodowym uprawnienie do elektronicznego poświadczania dokumentów bezpośrednio w systemie teleinformatycznym lub Portalu Informacyjnym — z zachowaniem pełnej dobrowolności.

Dotychczasowa regulacja narzucała poświadczenie automatycznie z chwilą wprowadzenia dokumentu do systemu, co rodziło problemy, gdy oryginał nie był dostępny w momencie składania pisma. Nowe brzmienie przepisu tę niejednoznaczność eliminuje.

Wzajemne doręczenia między pełnomocnikami przez Portal Informacyjny

Nowe art. 132 § 1⁴ i 1⁵ KPC tworzą mechanizm bezpośrednich doręczeń między profesjonalnymi pełnomocnikami za pośrednictwem Portalu Informacyjnego. Wniesienie pisma przez Portal i uzyskanie elektronicznego potwierdzenia jego przekazania drugiej stronie jest równoznaczne z wykonaniem obowiązku bezpośredniego doręczenia.

Nawet gdy pismo kierowane jest do sądu w sposób tradycyjny, pełnomocnicy mogą dobrowolnie korzystać z Portalu do wzajemnej wymiany odpisów. Zmiana ma ograniczyć koszty korespondencji i przyspieszyć obieg pism między stronami.

Rozszerzony katalog pism wyłączonych z doręczenia bezpośredniego

Art. 132 § 1¹ KPC został uzupełniony o pisma niewymagające bezpośredniego doręczenia między pełnomocnikami (składane w sądzie wraz z odpisem dla strony przeciwnej). Do katalogu dołączono:

interwencję główną i uboczną,
zmianę powództwa,
zarzut potrącenia — w tym podniesienie nieistnienia dochodzonej wierzytelności z powodu jej wygaśnięcia wskutek złożenia oświadczenia o potrąceniu poza postępowaniem sądowym.

Rozszerzenie zapewnia, że pisma o szczególnym ciężarze merytorycznym, kształtujące zakres sporu i roszczeń, trafiają do sądu z zachowaniem pełnej kontroli procesowej.

Koniec obowiązku składania oświadczeń o doręczeniu

Nowelizacja likwiduje jeden z bardziej dotkliwych formalizmów procesowych. Dotychczas pismo nieposiadające oświadczenia o doręczeniu odpisu stronie przeciwnej podlegało automatycznemu zwrotowi — bez wzywania do usunięcia braku.

Znowelizowany przepis przewiduje, że sąd może zażądać dowodu doręczenia dopiero wtedy, gdy powziął uzasadnione wątpliwości, i dopiero po bezskutecznym wezwaniu do jego złożenia może zwrócić pismo. Ustawodawca wprost wskazał w uzasadnieniu projektu, że dotychczasowa sankcja była nieproporcjonalna i nadmiernie rygorystyczna.

Obowiązkowa mediacja w sprawach budowlanych

Nowy art. 458³a § 1 KPC wprowadza obowiązek skierowania stron do mediacji przed pierwszym posiedzeniem przygotowawczym lub pierwszą rozprawą w sprawach z umów o roboty budowlane oraz umów ściśle związanych z procesem budowlanym.

Obowiązek nie obejmuje postępowań upominawczych i nakazowych, jednak aktualizuje się po wniesieniu sprzeciwu od nakazu zapłaty lub zarzutów w postępowaniu nakazowym. Strona może sprzeciwić się mediacji, ale odmowa bez uzasadnionej przyczyny grozi obciążeniem kosztami postępowania na podstawie art. 103 § 3 KPC.

FAQ — najczęstsze pytania

Od kiedy obowiązuje nowelizacja KPC? Przepisy weszły w życie z dniem 1 marca 2026 r. na mocy ustawy z 5 sierpnia 2025 r. (Dz.U. z 2025 r. poz. 1172).

Kiedy elektroniczne wnoszenie pism przez Portal Informacyjny stanie się obowiązkowe? Od 1 marca 2027 r. Do tej daty trwa rok przejściowy, w którym pełnomocnicy sami decydują o formie składania objętych przepisem pism. Pismo złożone po tym terminie w formie papierowej nie będzie wywoływało skutków prawnych.

Czy klient może udzielić pełnomocnictwa bez wizyty w kancelarii? Tak. Nowelizacja wprost dopuszcza pełnomocnictwo w formie elektronicznej — opatrzone podpisem kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym — które można stosować także w postępowaniach prowadzonych w tradycyjnej formie.

Czy mediacja w sprawach budowlanych jest zawsze obowiązkowa? Obowiązek mediacji dotyczy spraw z umów o roboty budowlane i umów ściśle z nimi związanych. Nie obejmuje postępowań upominawczych i nakazowych, ale aktualizuje się po wniesieniu sprzeciwu lub zarzutów. Strona może odmówić mediacji, jednak bezpodstawna odmowa może skutkować obciążeniem kosztami.

Co grozi za pismo złożone w formie papierowej po 1 marca 2027 r.? Pismo takie nie wywoła skutków prawnych. Oznacza to w praktyce, że np. apelacja złożona w formie papierowej po tym terminie nie będzie skuteczna.

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego, ustawy – Kodeks cywilny oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2025 r. poz. 1172); Uzasadnienie projektu ustawy, Druk nr 1304, 21 maja 2025 r.